Определение и преимущества группового программного обеспечения, программного обеспечения для совместной работы
Термин groupware относится к нескольким типам поддерживаемых компьютером рабочих сред для совместной работы. С акцентом на функциональную совместимость и коллективную работу в многопользовательском режиме программное обеспечение для совместной работы работает как портал, на котором пользователи создают и обновляют документы с управлением версиями, управляют онлайн-контентом, обмениваются ресурсами, такими как календари и входящие, а также общаются с помощью функций чата и обмена сообщениями. ,
В некоторых случаях групповое программное обеспечение является автономным инструментом, как, например, платформа OnlyOffice для совместной работы с документами или платформа Intuit Quick Base для управления данными. В других случаях групповое ПО функционирует как система управления контентом (как в WordPress) или как полнофункциональная интрасеть (как в SharePoint).
Термин groupware охватывает как очень широкую, так и очень специфическую реализацию программного обеспечения. Однако для любого определения характерно то, что более одного пользователя работают в одной среде с использованием одних и тех же инструментов и процессов.
Преимущества и особенности группового программного обеспечения
Групповое ПО позволяет как работникам на местах, так и географически распределенным членам команды работать друг с другом через Интернет или интранет. Эти программные приложения обычно предоставляют много преимуществ:
- Аутентификация и ведение журнала – стандартные способы доступа к групповому программному обеспечению, журналы того, кто что делает, записи, отвечающие требованиям юридического обнаружения
- Общение – инструменты для общения, группы обсуждений, личные почтовые ящики.
- Интерактивная работа – пулы, редактирование файлов в режиме реального времени, совместное управление задачами
- Обнаруживаемость – центральное хранилище файлов и информационных ресурсов, поддерживаемое надежным средством поиска
- Скоординированные рабочие процессы – процессы, управляемые программным обеспечением для групп, которые обрабатывают утверждения, проверки, корректуру и т. д., а также поддерживают процессы управления проектами
- Управление корпоративными знаниями – внутренние вики, защищенные справочные документы, групповые закладки, общие хранилища паролей, истории контроля версий
- Социальная активность и управление репутацией – группы пользователей, значки профилей, настройка профилей пользователями, геймификация на уровне пользователей и конкурсы по вовлечению пользователей.
Это не только сотрудники крупных компаний, которые получают выгоду от использования групповой программы. Для предпринимателей и фрилансеров эти инструменты обеспечивают удобный обмен файлами, совместную работу и обмен информацией по проектам с удаленными клиентами, не выходя из домашнего офиса.
Различные групповые решения поддерживают разные функции. Большинство групповых сред не предлагают все функции, перечисленные выше, но многие предлагают подмножество в различных комбинациях. Одна из проблем в выборе правильного решения для групповой работы для конкретной бизнес-задачи заключается в том, чтобы сбалансировать функции, которые предлагает каждая потенциальная платформа, с потребностями организации.
Примеры программного обеспечения для групповой работы
Lotus Notes IBM (или Lotus Software для веб-сайта IBM Lotus) был одним из самых ранних пакетов программного обеспечения для совместной работы и до сих пор используется во многих офисах. Microsoft SharePoint – еще одно крупное групповое решение, хорошо зарекомендовавшее себя на крупных предприятиях.
Основные всеобъемлющие комплекты программного обеспечения, помимо предложений IBM и Microsoft, включают в себя:
- G-Suite – платформа Google для электронной почты, документов и социального сотрудничества.
- Zoho One – бизнес-ориентированный пакет для малых и средних компаний.
- Salesforce – платформа для управления взаимоотношениями с клиентами.
Кроме того, процветающая экосистема группового программного обеспечения с целевыми вариантами использования предлагает гибкость в поиске лучших в своем классе решений для использования с более дорогим комплексным пакетом групповых программ или вместо него:
- Basecamp – популярный платный инструмент управления проектами.
- Huddle – предлагает бесплатный, но ограниченный аккаунт и платные аккаунты.
- Xero – предлагает полную онлайн-систему учета в облаке.
- WordPress – бесплатная платформа для веб-контента.
