8 правил обмена мгновенными сообщениями на работе

Начните здесь, если вы новичок в обмене сообщениями на рабочем месте или просто нуждаетесь в переподготовке

Система мгновенных сообщений (IM) приобрела популярность как способ совместной работы. Однако, как и во всех типах общения, существуют правила, которым вы должны следовать, чтобы поддерживать вежливость и профессионализм. Придерживаясь этих рекомендаций, вы можете продуктивно использовать обмен сообщениями для лучшей работы.

  1. Настройки доступности Mind. Ознакомьтесь с настройками доступности получателя, прежде чем отправлять ему мгновенные сообщения. Если их статус установлен на «нет», «на собрании» или иным образом недоступен, и ваш вопрос срочный, рассмотрите возможность использования других методов для связи с ними. И наоборот, всегда устанавливайте свой статус доступности, чтобы другие знали, когда вы доступны.

  2. Получите разрешение на сообщение. Как и по телефону, при запуске чата спросите, подходит ли это время для получателя. Попробуй, «Майкл, у тебя есть минутка? У меня есть вопрос о финансовом отчете за последний месяц ». ​​ Этот сценарий полезен, поскольку вы одновременно запрашиваете разрешение на продолжение разговора и упоминаете тему вашего запроса. Если получатель говорит, что он занят, спросите, когда будет лучшее время.

  3. Держите сообщения и беседы короткими. В чате не место для длинных описаний или сложных идей. Держите ваши сообщения краткими и точными. Сам разговор тоже должен быть коротким. Если ваш сеанс обмена мгновенными сообщениями длится дольше пяти минут или около того, предложите очную встречу или телефонный звонок, чтобы углубиться в тему, которую вы обсуждаете.

  4. Используйте правильный английский. При отправке сообщений, касающихся работы, сведите к минимуму сокращения на сленге и обмене сообщениями. Этот способ общения не только более профессиональный, но и помогает избежать отвлечения внимания на объяснение сленга или аббревиатур кому-то, кто, возможно, не настолько разбирается в Интернете, как вы. Используйте правильный английский и не забывайте про пунктуацию и орфографию.

    Подумайте об использовании онлайн-проверки грамматики, такой как Grammarly.

  5. Следуйте служебным правилам. Не загружайте старые приложения для обмена сообщениями на свой компьютер. Узнайте, какие приложения и платформы одобряет ваша компания, и используйте их исключительно для работы.

  6. Получите псевдоним для работы. Хотя ваши друзья могут подумать, что ваше личное псевдоним мило или забавно, вы можете поставить под угрозу свою профессиональную репутацию или даже оскорбить некоторых коллег, если вы используете его на работе. Вместо этого создайте удобную для работы альтернативу.

  7. Поддерживайте деловые отношения с сообщениями. Ваши сообщения с коллегами, начальником, клиентами и поставщиками должны всегда быть профессиональными, даже если вы используете то, что вы можете назвать обычным режимом разговора, таким как обмен мгновенными сообщениями. Сохраните политические картинки, ярко-оранжевый текст и забавные картинки для общения с друзьями. Для работы используйте традиционные шрифты, такие как Arial или Times New Roman, и экономно используйте смайлики. То же самое относится и к профилю вашей платформы: используйте профессиональную фотографию и включайте только вашу контактную информацию, связанную с работой.

  8. Будьте осторожны с тем, что пишете. Помните, что сообщения могут храниться на сервере или сохраняться тем, с кем вы общаетесь. Никогда не пишите ничего, что могло бы вас обвинить, например, ругань коллеги или, что еще хуже, начальника.

Оцените статью
Solutics.ru
Добавить комментарий