По мере того, как объем почты, которую вы храните в Outlook, растет, как правило, уходит время, которое требуется Outlook, чтобы выполнить то, что вы хотите. Предельный размер файла PST вырисовывается. (Конечно, в файле PST или «Личные папки» Outlook хранит все ваши данные, включая календари, контакты и электронную почту.)
Небольшой PST-файл – это быстрый PST-файл
В любом случае, размер вашего основного файла PST остается небольшим и управляемым. Вы можете сделать так, чтобы Outlook делал это с помощью AutoArchive. Или вы делите свои сообщения между несколькими файлами PST, которые могут быть безболезненными и быстрыми.
Архивируйте старую почту в Outlook и сохраняйте PST-файл небольшим
Чтобы создать архив старых сообщений в Outlook отдельно от PST-файла, который вы используете каждый день:
-
-
В Outlook 2007:
- Выберите Файл> Управление файлами данных в меню в Outlook.
-
В Outlook 2016:
- Нажмите Файл .
- Перейдите в категорию Информация .
- Нажмите Настройки аккаунта .
- В появившемся меню выберите Настройки аккаунта … .
- Перейдите на вкладку Файл данных .
-
В Outlook 2007:
-
Нажмите Добавить :
-
В Outlook 2016:
- Введите имя архива в поле Имя файла: .
- Выберите нужный формат в разделе Сохранить как тип: ; как правило, выберите Файл данных Outlook .
-
В Outlook 2007:
- Выберите желаемый формат. Если вам не нужен прямой доступ к данным в Outlook 2002 или более ранней версии, можно выделить Файл личных папок Office Outlook (.pst) .
- Нажмите ОК .
-
Введите желаемое имя файла.
- Ежегодные архивы работают хорошо, и именование файла PST после года имеет смысл. Конечно, вы можете выбрать ежемесячные архивы, если у вас есть много больших писем или другая схема. Просто убедитесь, что размеры полученных PST-файлов составляют где-то 1-2 ГБ. Большие файлы, как правило, менее эффективны.
- Нажмите ОК .
-
Введите нужное имя архива PST-файла в поле Имя: .
- Опять же, имеет смысл назвать ваш архив в честь его содержимого.
-
В Outlook 2016:
- Опционально, защитите доступ паролем.
- Нажмите ОК .
- Теперь нажмите Закрыть .
Переместить почту в архив
Чтобы заполнить ваш недавно созданный архив PST:
-
Перетащите целые папки в корневую папку, которая появится в разделе Почтовые папки .
- Это удобно, если у вас уже есть папка Архив , которая содержит, скажем, всю прошлогоднюю почту. Просто поместите его в архив PST.
-
Кроме того, для архивации отдельных элементов:
- Нажмите корневую папку с именем вашего архива PST в разделе Почтовые папки правой кнопкой мыши.
- Выберите в меню Новая папка … .
- Введите имя нужной папки.
- Убедитесь, что Почта и сообщение s выбрано в разделе Папка содержит: , если вы хотите архивировать электронные письма. Для архивирования других предметов выберите подходящую категорию.
- Нажмите ОК .
- Перетащите отдельные или группы сообщений электронной почты на вновь созданную папку.
-
Чтобы переместить всю почту, предшествующую определенной дате, в папку (или вложенные папки):
-
-
В Outlook 2016:
- Нажмите Файл .
- Перейдите в категорию Информация .
- Нажмите Инструменты очистки .
- Выберите Архив … в появившемся меню.
-
В Outlook 2007:
- Выберите Файл> Архив … в меню в Outlook.
-
В Outlook 2016:
- Убедитесь, что выбран Архивировать эту папку и все подпапки: .
- Выделите нужную папку.
- Укажите дату писем, до которых (скажем, 1 января этого года) вы хотите переместить в Архивные элементы старше, чем: __ .
- Используйте кнопку Обзор … , чтобы выбрать архивный файл PST, созданный выше.
- Нажмите ОК .
-
- При желании вы можете сжать ваш живой PST-файл, чтобы сразу получить новое освободившееся пространство.
Закройте архив PST файла
После того, как вы заархивировали все элементы, вы можете закрыть файл PST в Outlook:
- Нажмите на корневую папку вашего архива PST в разделе Почтовые папки правой кнопкой мыши.
- Выберите Закрыть “___” в меню.
Доступ к почте из закрытого архивного файла PST
Чтобы получить сообщения из архивного файла PST, который вы закрыли:
-
-
В Outlook 2016:
- Нажмите Файл .
- Выберите Открыть и экспортировать .
- Нажмите Открыть файл данных Outlook .
-
В Outlook 2007:
- Выберите Файл> Открыть> Файл данных Outlook … в меню в Outlook.
-
В Outlook 2016:
- Выделите нужный архив PST файла.
- Нажмите Открыть .
Файл PST и его папки появятся в разделе Почтовые папки , готовые к действию.