Архивируйте старую почту в Outlook и сохраняйте PST-файл небольшим

По мере того, как объем почты, которую вы храните в Outlook, растет, как правило, уходит время, которое требуется Outlook, чтобы выполнить то, что вы хотите. Предельный размер файла PST вырисовывается. (Конечно, в файле PST или «Личные папки» Outlook хранит все ваши данные, включая календари, контакты и электронную почту.)

Небольшой PST-файл – это быстрый PST-файл

В любом случае, размер вашего основного файла PST остается небольшим и управляемым. Вы можете сделать так, чтобы Outlook делал это с помощью AutoArchive. Или вы делите свои сообщения между несколькими файлами PST, которые могут быть безболезненными и быстрыми.

Архивируйте старую почту в Outlook и сохраняйте PST-файл небольшим

Чтобы создать архив старых сообщений в Outlook отдельно от PST-файла, который вы используете каждый день:

1. 1. В Outlook 2007:
      1. Выберите Файл> Управление файлами данных в меню в Outlook.
   2. В Outlook 2016:
      1. Нажмите Файл .
      2. Перейдите в категорию Информация .
      3. Нажмите Настройки аккаунта .
      4. В появившемся меню выберите Настройки аккаунта … .
      5. Перейдите на вкладку Файл данных .
2. Нажмите Добавить :
   1. В Outlook 2016:
      1. Введите имя архива в поле Имя файла: .
      2. Выберите нужный формат в разделе Сохранить как тип: ; как правило, выберите Файл данных Outlook .
   2. В Outlook 2007:
      1. Выберите желаемый формат. Если вам не нужен прямой доступ к данным в Outlook 2002 или более ранней версии, можно выделить Файл личных папок Office Outlook (.pst) .
      2. Нажмите ОК .
      3. Введите желаемое имя файла.
         1. Ежегодные архивы работают хорошо, и именование файла PST после года имеет смысл. Конечно, вы можете выбрать ежемесячные архивы, если у вас есть много больших писем или другая схема. Просто убедитесь, что размеры полученных PST-файлов составляют где-то 1-2 ГБ. Большие файлы, как правило, менее эффективны.
      4. Нажмите ОК .
      5. Введите нужное имя архива PST-файла в поле Имя: .
         1. Опять же, имеет смысл назвать ваш архив в честь его содержимого.

1. Опционально, защитите доступ паролем.
2. Нажмите ОК .
3. Теперь нажмите Закрыть .

Переместить почту в архив

Чтобы заполнить ваш недавно созданный архив PST:

• Перетащите целые папки в корневую папку, которая появится в разделе Почтовые папки .
  • Это удобно, если у вас уже есть папка Архив , которая содержит, скажем, всю прошлогоднюю почту. Просто поместите его в архив PST.
• Кроме того, для архивации отдельных элементов:
  • Нажмите корневую папку с именем вашего архива PST в разделе Почтовые папки правой кнопкой мыши.
  • Выберите в меню Новая папка … .
  • Введите имя нужной папки.
  • Убедитесь, что Почта и сообщение s выбрано в разделе Папка содержит: , если вы хотите архивировать электронные письма. Для архивирования других предметов выберите подходящую категорию.
  • Нажмите ОК .
  • Перетащите отдельные или группы сообщений электронной почты на вновь созданную папку.
• Чтобы переместить всю почту, предшествующую определенной дате, в папку (или вложенные папки):
  • • В Outlook 2016:
      • Нажмите Файл .
      • Перейдите в категорию Информация .
      • Нажмите Инструменты очистки .
      • Выберите Архив … в появившемся меню.
    • В Outlook 2007:
      • Выберите Файл> Архив … в меню в Outlook.
  • Убедитесь, что выбран Архивировать эту папку и все подпапки: .
  • Выделите нужную папку.
  • Укажите дату писем, до которых (скажем, 1 января этого года) вы хотите переместить в Архивные элементы старше, чем: __ .
  • Используйте кнопку Обзор … , чтобы выбрать архивный файл PST, созданный выше.
  • Нажмите ОК .

• При желании вы можете сжать ваш живой PST-файл, чтобы сразу получить новое освободившееся пространство.

Закройте архив PST файла

После того, как вы заархивировали все элементы, вы можете закрыть файл PST в Outlook:

1. Нажмите на корневую папку вашего архива PST в разделе Почтовые папки правой кнопкой мыши.
2. Выберите Закрыть “___” в меню.

Доступ к почте из закрытого архивного файла PST

Чтобы получить сообщения из архивного файла PST, который вы закрыли:

1. 1. В Outlook 2016:
      1. Нажмите Файл .
      2. Выберите Открыть и экспортировать .
      3. Нажмите Открыть файл данных Outlook .
   2. В Outlook 2007:
      1. Выберите Файл> Открыть> Файл данных Outlook … в меню в Outlook.
2. Выделите нужный архив PST файла.
3. Нажмите Открыть .

Файл PST и его папки появятся в разделе Почтовые папки , готовые к действию.