Будьте в курсе своей электронной почты, имея дело с этим завтра

Если у вас в почтовом ящике больше, чем за день сообщений, «разбирайтесь с каждым сообщением в момент его поступления» – подход не работает для вас.

Это не твоя вина. Этот подход может работать только для тех, чья единственная работа – отвечать на письма как можно быстрее.

К счастью, немного другой способ позволяет вам работать непрерывно по электронной почте, по-прежнему отвечать в течение разумного периода времени, не иметь писем, просроченных на несколько месяцев, и избавиться от невыполненных заданий электронной почты.

Будьте в курсе своей электронной почты, имея дело с этим завтра

Чтобы получить контроль над своей электронной почтой:

  • Отведите глаза от входящих сообщений .
    • Убедитесь, что автоматическая проверка почты и новые почтовые объявления отключены.
  • Обработайте всю почту, пришедшую вчера , столько раз, сколько считаете нужным.
    • Чем меньше партий, тем лучше. Если вы обрабатываете всю вчерашнюю почту за один раз, скорее всего, вы потратили на нее как можно меньше времени и усилий.
    • Расписание времени для обработки вашей электронной почты.
    • Разобраться с сообщениями по порядку.
    • Если сообщение требует исследования, запланируйте это исследование на завтра и сообщите отправителю, что вы ответите на него. Если требуется больше работы, запланируйте более длительный период.
      • Убедитесь, что вы можете найти оригинальное сообщение, когда работа будет завершена. Отправителя и, главное, даты, отмеченной вместе с заданием, должно хватить. В Mac OS X Mail вы также можете использовать LinkABoo.
    • Вы можете использовать интеллектуальную папку, в которой отображаются только сообщения, пришедшие вчера, применять флаги (например, метки дней чередующимися цветами) или полагаться на сортировку по дате прибытия.
  • Вы можете периодически проверять свой почтовый ящик на наличие писем, требующих срочных действий .

Если ваша работа требует этого, обрабатывайте почту чаще, чем ежедневно, например, три раза в день. Какой бы период вы ни выбрали, важнейшим элементом является то, что список электронных писем закрыт для новых записей, пока вы работаете над ним.

Почему ежедневная обработка почтового ящика?

Если вам не приходится чаще обращаться с почтой, я предлагаю попробовать ежедневную обработку. У него есть дополнительные преимущества:

  • Вы не случайно создаете прецедент немедленного ответа – обязательство, которое не может быть выполнено.
  • Ежедневное расписание легко сохранить и запомнить.
  • Вы можете выбрать идеальное время суток для каждого типа сообщений.

Обработка самых простых писем в первую очередь!

Даже если это не ваш стиль,

  • сначала поэкспериментируйте с получением самых простых сообщений.

Как только вы дойдете до более сложных электронных писем, устойчивый прогресс уже немного их укротил. Если вы быстро отсканировали сложное, прежде чем решиться на простое, вы также потратили некоторое время на поиск решений.

Что если я пропущу день, опустошив свой почтовый ящик?

Если вы пропустите несколько дней из-за путешествий или отпуска, это не страшно.

  • Разберитесь с электронными письмами, как будто они прибыли вчера.

Зачастую работа с электронной почтой в течение двух дней или даже недели не занимает столько времени и усилий, как обработка одного дня.

Если куча электронных писем настолько велика, что вы не можете с ней справиться за один день, пусть другая стратегия поможет вам:

Как очистить отставание электронной почты

Чтобы избавиться от задела писем:

  1. Создать новую папку.
  2. Переместите все оставшиеся электронные письма из вашего почтового ящика в эту папку.
  3. Каждый день и прежде всего делайте что-нибудь с хотя бы одним из сообщений в папке невыполненных работ.
    1. Вы не должны отвечать на это. Вам не нужно подавать это. Сделай что-нибудь, хотя. Найдите сайт, который может помочь вам ответить, например. Или найдите адрес электронной почты (или номер) того, кто может вам помочь.
    2. В некоторые дни вы будете делать это минимум. Большой! На многих других вы будете иметь дело с кучей сообщений за один раз. Большой!
  4. Обрабатывать все новые письма, как указано выше.
Оцените статью
Solutics.ru
Добавить комментарий