Будьте продуктивны, инструктируя Outlook архивировать сообщения для вас
Для электронной почты легко заполнить ваш почтовый ящик Outlook, оставляя вас с почтовым ящиком, который становится все больше и больше. Вы можете вручную архивировать отдельные сообщения, когда они приходят, но это занимает время. Вместо этого включите автоархивирование и позвольте Outlook переместить старые сообщения в архив для вас.
Инструкции в этой статье относятся к Outlook 2019, 2016, 2013, 2010 и Outlook для Office 365.
Автоматическое архивирование почты с помощью Outlook AutoArchive в Windows
Функция AutoArchive включена в настольную версию Outlook. Чтобы включить функцию автоархивации:
-
Откройте Outlook, перейдите на вкладку Файл и выберите Параметры .
-
В диалоговом окне Параметры выберите Дополнительно .
-
В разделе Автоархивация выберите Настройки автоархивации .
-
Установите флажок Запускать автоархивирование каждые n дней , а затем укажите, как часто следует запускать автоархивирование.
-
Установите любые другие параметры, которые вы хотите настроить AutoArchive.
-
Нажмите ОК , чтобы закончить.
Настройка автоархивации в Outlook
Вы можете настроить функцию автоархивации в Outlook разными способами.
- Запрос перед запуском автоархивации . Если вы хотите узнать, когда Outlook автоматически архивирует старые электронные письма.
- Удалить просроченные элементы . Outlook навсегда удаляет старые сообщения электронной почты, которые старше определенного количества дней.
- Показать папку архива в списке папок . Отображает папку архива, чтобы вы могли просматривать архивированные электронные письма и сохранять любые в личной папке, если хотите сохранить их.
- Очистить элементы старше . Установите предел срока действия для окончательно удаленных архивных сообщений.
- Переместить старые элементы в . Перемещает электронные письма в папку на вашем компьютере, а не удаляет их.
Период старения для электронных писем
Если вы не укажете другой период времени, Outlook применяет стандартный период устаревания к сообщениям Outlook. Для вашего почтового ящика период старения по умолчанию составляет шесть месяцев. Для отправленных и удаленных товаров это два месяца. Для исходящих, период старения составляет три месяца.
Когда сообщения достигают назначенного периода их устаревания, они помечаются для архивирования на следующем сеансе автоархивации.
После того, как вы включите автоархивирование, убедитесь, что вы указали на уровне папки, что составляет старую почту и как ее следует обрабатывать.
Вы также можете архивировать элементы вручную, если ваш основной файл Outlook становится слишком большим.
