Как использовать Outlook: 23 советов по экономии времени

Экономьте время в Outlook каждый день

Если вы проводите большую часть своего дня, работая с электронной почтой, существует множество способов более эффективно использовать Outlook. Измените настройки по умолчанию, чтобы они соответствовали вашей работе. Используйте сочетание клавиш или два. Настройте фильтры для автоматизации задач. И убедитесь, что Outlook работает на максимальной скорости. Ознакомьтесь с приведенными ниже советами и секретами, и у вас останется немного времени.

Инструкции в этой статье применяются к Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 и Outlook для Office 365.

Отправка сообщений одним кликом

Делай быстрее, чем часто. Настройте действия одним щелчком мыши, чтобы легко управлять электронной почтой.

Оптимизация разговоров

Не засоряйте свои почтовые папки сообщениями, которые цитируются в другом месте. Узнайте, как использовать Outlook для автоматической очистки электронной почты. Outlook переместит или удалит эти лишние электронные письма для вас.

Переслать электронные письма

Повторно отправьте электронное письмо в Outlook, чтобы повторно использовать его содержимое, тему или получателей, а не начинать с пустого сообщения.

Сохраняйте файлы Outlook маленькими и динамичными

Если вы хотите, чтобы Outlook работал быстро, оставьте размер основного файла PST небольшим. В PST-файле Outlook хранит электронную почту, контакты, календари и многое другое. Один из способов сохранить PST-файл небольшим – например, переместить старую почту в отдельный архивный файл.

Настройка автоматического ответа об отсутствии на работе или в отпуске

Пусть Outlook ответит от вашего имени, когда вас не будет, и вы не сможете отвечать на ваши письма. Это экономит ваше время не только тогда, когда вы наверстываете упущенное после отпуска, но и каждый рабочий день.

Быстрое перемещение электронной почты в любую папку

Если вы не настроили подачу в один клик для папки, в Outlook есть другой способ быстрого перемещения писем в папки. Вы можете передавать сообщения, например, с помощью клавиатуры или с помощью удобной кнопки на ленте.

Создание и использование шаблонов электронной почты

Когда вы создаете похожие сообщения для разных получателей, сохраните одно из этих писем в качестве шаблона в Outlook для будущего использования. Вы будете отправлять одно и то же или похожее письмо повторно с завидной скоростью.

Изменить лицо шрифта Outlook по умолчанию и размер

Если вы считаете, что шрифт, используемый Outlook при составлении сообщения или чтении электронного письма, слишком широкий, высокий, маленький, маленький, большой или синий, измените его. Узнайте, как установить точный шрифт, стиль шрифта и цвет для использования по умолчанию для электронных писем в Outlook.

Удалить и отключить разговор

Когда вы обнаружите, что перебираете электронные письма и разговоры, которые совершенно не имеют отношения к делу, Outlook может помочь. Узнайте, как использовать Outlook для удаления всего разговора и сделать так, чтобы Outlook автоматически удалял будущие электронные письма в той же ветке.

Автоматически фильтровать почту одного отправителя в определенную папку

Начните с любого электронного письма, чтобы настроить фильтр Outlook, который автоматически перемещает все будущие сообщения от того же отправителя в определенную папку.

Найти похожие сообщения

В Outlook найти все связанные сообщения очень просто. Просто найдите имя контакта или слова в строке темы. Outlook перечисляет каждое сообщение, которое соответствует вашим условиям поиска.

Установите учетную запись по умолчанию для новых писем

Убедитесь, что новые сообщения, которые вы пишете, начинаются с наиболее вероятного адреса электронной почты, выбранного в Outlook.

Поиск внутри сообщения

Хотите найти что-то в длинном письме? Узнайте, как использовать Outlook для поиска текста в сообщении электронной почты.

Расписание электронных писем, которые будут доставлены позже

Вы можете настроить Outlook на отправку сообщения только в определенную дату или после нее. Это удобно для регулярно происходящих событий, таких как еженедельное объявление о встрече.

Быстро восстановить сообщение

Вы только что удалили письмо в Outlook, которое не было готово к отправке в папку «Удаленные»? Вот простой способ вернуть это письмо в одно мгновение.

Настройка списков рассылки

Создайте свои собственные списки рассылки в Outlook и легко отправляйте сообщения группам людей без необходимости вводить все адреса электронной почты.

Удалить вложения из сообщений

Сохранить сообщение; потерять свой большой размер. Узнайте, как использовать Outlook для удаления вложенных файлов (после их сохранения в другом месте) из сообщений электронной почты. Вы можете значительно сократить размер своего почтового ящика.

Найти всю почту от отправителя быстро

Outlook находит все сообщения от определенного отправителя и быстро показывает их вам с помощью этого совета.

Настройте папку «Вся почта»

Просматривайте все отправленные, полученные, заархивированные и поданные электронные письма для учетной записи в одном месте в Outlook.

Просматривать почту, выделенную только для Outlook

Когда вы являетесь единственным получателем электронной почты, сообщение, как правило, более важно, чем если вы один из десятка человек. Узнайте, как Outlook может выделять сообщения, которые содержат только вас в строке «Кому».

Редактировать полученные сообщения электронной почты

Вместо того, чтобы пересылать электронные письма себе или делать заметки в другом месте Outlook или, возможно, за его пределами, вы можете редактировать любое полученное электронное письмо и добавлять свой собственный текст.

Автоматически Cc: вся почта, которую вы отправляете

Outlook может отправить копию каждого составленного вами сообщения на другой адрес электронной почты.

Расширение Outlook с экономящими время надстройками

Надстройки, такие как ClearContext, Nelson Email Organizer, Xobni, Lookeen и Auto-Mate, могут улучшить рабочий процесс Outlook, поместив нужную информацию под рукой, разумно фильтруя и автоматизируя повторяющиеся задачи.