Как организовать сообщения с категориями в Outlook

Цветовой код вашего почтового ящика Outlook и легко находить сообщения

Если вы получаете много сообщений электронной почты и вам нужен способ их упорядочить, сгруппируйте сообщения электронной почты по категориям в Outlook. Outlook предоставляет стартовый список категорий. Переименуйте эти категории в соответствии с вашими потребностями и добавьте больше категорий, если хотите. Затем, когда вы хотите найти сообщения в категории, отфильтруйте список сообщений, чтобы показать категоризированные электронные письма.

Инструкции в этой статье применяются к Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 и Outlook для Office 365.

Руководство по организации сообщений Outlook

Существует несколько способов очистки и оптимизации входящих сообщений Outlook:

• Настройте папку для каждой темы.
• Создавайте категории по мере необходимости и добавляйте больше папок.
• Для электронной почты, которая подпадает под несколько категорий, присвойте каждому сообщению категоризацию в списке сообщений.
• Outlook применяет категории автоматически с определенным интеллектом, чтобы отмечать информационные бюллетени, обновления в социальных сетях, уведомления об отправке и рекламные объявления.

Организация сообщений с категориями в Outlook

Назначьте цветовые категории для связанных элементов, чтобы вы могли легко отслеживать и сортировать их.

1. Откройте сообщение в области чтения или в отдельном окне. Чтобы назначить категорию нескольким сообщениям, выберите все электронные письма в списке сообщений.

2. Перейдите на вкладку Главная в группе Теги и выберите Категоризация . Если сообщение открыто в отдельном окне, перейдите на вкладку Сообщение и выберите Категоризация .

   

3. Выберите категорию, которую вы хотите использовать.

   

   Вы можете назначить более одной цветовой категории для элементов.

4. При первом назначении категории сообщению открывается диалоговое окно Переименовать категорию . В текстовом поле Имя введите описательное имя для категории.

5. Выберите Да .

Добавить новую категорию

Вы можете создавать или переименовывать категории в Outlook.

1. Перейдите на вкладку Главная и выберите Категоризация .

   

2. Выберите Все категории .

   

3. В диалоговом окне Категории цветов выберите Новый , чтобы использовать новый цвет.

   

4. В диалоговом окне Добавить новую категорию выберите цвет и введите имя для категории.

   

5. Выберите ОК .

6. Чтобы переименовать существующую категорию, выберите существующий цвет и выберите Переименовать .

   

7. Введите новое имя для категории и нажмите Enter .

8. Выберите ОК .