Как понять ваши манеры электронной почты

Общайтесь четко и избегайте общих неприятностей

Несмотря на распространение методов онлайн-общения, использование электронной почты остается сильным, поскольку в 2019 году более половины населения мира используют электронную почту. Но это не означает, что все используют ее эффективно. Если вы новичок в электронной почте или нажимали Отправить в течение десятилетий, убедитесь, что вы следуете правилам в этом списке.

Проверьте ваше сообщение перед отправкой

Итак, вы ввели адреса получателей, создали соответствующую строку темы, написали свое сообщение и приложили пару подтверждающих документов. Отлично. Теперь вернитесь и убедитесь, что вы все сделали правильно:

  • Просмотрите сообщение . Есть ли что-то неясное, или есть грамматические ошибки или опечатки? Сейчас самое время их исправить.
  • Поможет ли ссылка на внешний источник прояснить ваше значение? Включите это сейчас.
  • Посмотрите на имена получателей . Вы забыли важного человека, которому тоже нужно увидеть сообщение?
  • Посмотрите на свой адрес . Если у вас есть более одного, убедитесь, что вы отправляете его из наиболее подходящего для цели сообщения.
  • Необходимо ли пометить сообщение как важный ? Иди и сделай это сейчас.
  • Вы забыли вложения ? Добавьте их сейчас.

Теперь вы можете с уверенностью нажать Отправить .

Не всегда отвечу всем

Ответить всем – очень удобная функция, если она используется правильно. Думайте об этом как о «необходимости знать» вариант. Если всем в исходной рассылке (той, на которую вы отвечаете) необходимо знать, что вы хотите сказать, продолжайте и используйте Ответить всем .

Например, скажите, что ваш коллега Стейси отправляет электронное письмо вам и другому коллеге Стиву, чтобы они поделились идеями о том, как отпраздновать 10-летний юбилей вашего начальника в компании. Ваш ответ актуален как для Стейси, так и для Стива. Поэтому Ответить всем здесь уместно.

С другой стороны, скажем, ваш друг Робин, с которым вы давно не общались, отправляет вам приглашение на вечеринку в честь Хэллоуина по электронной почте вам и 20 другим друзьям. Ваш ответ, чтобы сообщить ей, что вы примете участие в вечеринке, спросить, что вы можете принести, и предложить встречу с глазу на глаз, не относится ни к одному из других получателей почты, поэтому вы должны использовать Ответить , чтобы отправить ответ только Робину.

Напишите эффективные предметные линии

Строка темы вашего письма должна кратко отражать суть вашего сообщения. Вот несколько примеров:

  • Собрание по продажам изменено на 3:00
  • Приглашение на Хэллоуин
  • Редакции текста сайта
  • 20 лучших видео на этой неделе
  • Детали вашего нового членства
  • Подтверждение вашего назначения
  • Запрос на сбор средств для волонтеров

Чтобы сделать сюжетные линии еще более эффективными, включите любое действие, которое хотите, чтобы получатели предприняли, например:

  • Приглашение на Хэллоуин – RSVP к 11 мая
  • Изменения в тексте веб-сайта – требуется утверждение до вторника

Объясните, почему вы вперед

Когда вы пересылаете сообщение электронной почты от кого-то другого, объясните новому получателю, почему вы это делаете и как вы ожидаете, что он получит от этого выгоду. Например, скажем, клиент, Джей, отправляет вам вопрос, на который вы не знаете ответа. Вы можете переслать сообщение своему коллеге Саре с примечанием: «Сара, Джей хочет узнать, как войти в наш портал со своего мобильного устройства. Подробности см. Ниже. Вы можете помочь? ?»

Объясните, почему вы CC

Аналогично, если вы копия (копируете) кого-либо в сообщении, объясните основному получателю, что вы делаете, и почему. Например, скажем, подруга Дженна хочет присоединиться к вашему книжному клубу, и вы отправляете ей информацию об этом вместе со списком книг, которые клуб уже прочитал. Вы могли бы cc лидера книжного клуба, Энн, и написать Дженне: «Я перехожу к нашему лидеру, Энн, чтобы она могла видеть, что я посылаю вам, и заполнять все, что я могу оставили вне. ” Когда вы используете этот процесс, Энн также знает, почему она получает копию сообщения.

Пусть отправитель знает, что его сообщение получено

Сообщения электронной почты могут быть «потеряны в почте» или в вашем фильтре спама. В качестве любезности, особенно с важными сообщениями (например, с вложениями или с указанием сроков), напишите короткую заметку, чтобы уведомить отправителя, что его сообщение было получено . Например, если ваш начальник отправит вам новый проект для работы, вы можете ответить: «Понял, я начну завтра.”

Используйте сокращений экономно

Не все знают каждую аббревиатуру, поэтому используйте как можно меньше из них, и только когда вы уверены, что получатель знает, что они значат. Сказав это, есть ряд сокращений, обычно используемых в деловой переписке по электронной почте. Вот несколько из них:

  • КАК МОЖНО СКОРЕЕ – как можно скорее
  • Кстати – кстати
  • EOD – конец дня
  • EOM – конец сообщения (обычно используется в строке темы, чтобы указать, что нет тела письма для подписки)
  • EOW – конец недели
  • К вашему сведению – для вашей информации
  • ИМО – по моему мнению
  • ООО – Вне офиса
  • Да/Нет : да или нет

Будьте осторожны с сарказмом и юмором

Поскольку вы не получаете контекста выражения лица и тона голоса в электронной почте, это не очень хорошая среда для выражения сарказма или юмора, особенно с получателями, которых вы плохо знаете. Придерживайтесь простого и прямого выражения своего сообщения , по крайней мере, до тех пор, пока вы не узнаете получателя лучше. Если вы действительно не можете себе помочь, по крайней мере, включите смайлик «улыбающийся» или «смеющийся», чтобы показать, что вы шутите.

Выберите подходящий конец

Иногда трудно понять, как закончить сообщение электронной почты. Вот несколько предложений, основанных на ситуации:

  • Спасибо или Большое спасибо – если вы просите об услуге
  • Приветствия – если вы хотите пожелать получателю хорошего настроения
  • Любовь или Объятия – если вы любите получателя
  • Лучший или Тепло – если вам нравится получатель
  • С уважением – если ваше сообщение является формальным
  • С наилучшими пожеланиями или С наилучшими пожеланиями – если вы хотите сохранить официальный деловой тон
Оцените статью
Solutics.ru
Добавить комментарий