Как сохранить электронную почту Outlook в формате PDF

Создайте файл, который будет проще использовать с другими проектными документами

Когда вы выполняете рабочий или личный проект, который включает электронную информацию, всегда полезно иметь все необходимое в одном месте, например, в одной папке на жестком диске или в облаке. Но это может быть сложно, когда документы находятся в разных форматах. У вас могут быть файлы Word и таблицы Excel в файле, файлы HTML, добавленные в закладки в Интернете, и сообщения, хранящиеся на вашем почтовом сервере.

В большинстве случаев можно конвертировать файлы в формат, с которым легче работать. Так обстоит дело с электронной почтой, которую можно преобразовать в файл в формате PDF. Файл PDF может храниться вместе с документами Word, Excel и других типов в обычной папке документов, а также может использоваться другими пользователями и просматриваться ими независимо от типа оборудования или программного обеспечения. PDF-файлы также могут быть защищены с разрешениями и паролями.

Вот как конвертировать сообщения электронной почты Microsoft Outlook в файлы PDF.

Преобразование электронной почты в PDF с помощью Outlook 2016 или новее

Выполните следующие действия, если у вас установлена ​​Windows 2010.

  1. В Outlook откройте сообщение, которое вы хотите преобразовать в PDF.

  2. Нажмите вкладку Файл и выберите Печать .

  3. В разделе Принтер откройте раскрывающееся меню и выберите Печать Microsoft в PDF .

  4. Нажмите Печать .

  5. В диалоговом окне Сохранить вывод на печать как перейдите в папку, в которую вы хотите сохранить файл PDF.

  6. Если вы хотите изменить имя файла, сделайте это в поле Имя файла , а затем нажмите Сохранить .

  7. Файл будет сохранен в выбранной вами папке.

Для версий Windows более ранних, чем 2010, вам необходимо сохранить сообщение электронной почты в виде файла HTML, а затем преобразовать в формат PDF. Вот как:

  1. В Outlook откройте сообщение, которое вы хотите преобразовать.

  2. Откройте вкладку Файл и выберите Сохранить как .

  3. В диалоговом окне Сохранить как перейдите в папку, в которую вы хотите сохранить файл.

  4. Если вы хотите изменить имя файла, сделайте это в поле Имя файла .

  5. Нажмите раскрывающееся меню Сохранить как тип и выберите HTML , затем нажмите Сохранить .

  6. Теперь откройте Word и перейдите на вкладку Файл , затем выберите Открыть . Выберите сохраненный файл HTML.

  7. Откройте вкладку Файл и выберите Сохранить как .

  8. Перейдите к месту, где вы хотите сохранить файл. В диалоговом окне Сохранить как откройте раскрывающееся меню Тип файла и выберите PDF .

  9. Нажмите Сохранить .

  10. Файл PDF будет сохранен в выбранной вами папке.

Преобразование электронной почты в PDF с Office 2007

Если вы используете Outlook 2007, не существует простого способа конвертировать сообщение электронной почты непосредственно в PDF. Но вы можете получить информацию в PDF, выполнив несколько дополнительных шагов:

  1. В Outlook откройте сообщение, которое вы хотите сохранить.

  2. Поместите курсор в сообщение и нажмите Ctrl + A на клавиатуре, чтобы выделить весь текст сообщения.

  3. Нажмите Ctrl + C , чтобы скопировать текст.

  4. Откройте пустой документ Word.

  5. Нажмите Ctrl + V , чтобы вставить текст в документ.

  6. Нажмите кнопку Microsoft Office , затем нажмите Сохранить .

    Этот процесс не будет включать заголовок сообщения. Если вы хотите включить эту информацию, вы можете ввести ее в документ Word вручную или нажать Ответить> Переслать , скопировать содержимое и вставить его в документ.

  7. В документе Word нажмите кнопку Microsoft Office , наведите указатель мыши на Сохранить как и выберите PDF или XPS .

  8. В поле Имя файла введите имя для документа.

  9. В списке Сохранить как тип выберите PDF .

  10. В разделе Оптимизировать для выберите предпочтительное качество печати.

  11. Нажмите Параметры , чтобы выбрать дополнительные настройки, затем нажмите ОК .

  12. Нажмите Опубликовать .

  13. Файл PDF будет сохранен в выбранной вами папке.

Конвертировать электронную почту в PDF на Mac

Выполните следующие действия, если вы используете Outlook на Mac:

  1. В Outlook откройте сообщение, которое вы хотите преобразовать в PDF.

  2. Нажмите Файл > Печать .

  3. Откройте раскрывающееся меню PDF и выберите Сохранить как PDF .

  4. Введите имя для файла PDF.

  5. Нажмите стрелку рядом с полем Сохранить как и перейдите в папку, в которой вы хотите сохранить файл.

  6. Нажмите Сохранить .

  7. Файл PDF будет сохранен в выбранной вами папке.

Оцените статью
Solutics.ru
Добавить комментарий