Следуйте телефонному этикету: 4 правила при отправке начального чата или текста

Обмен мгновенными сообщениями может быть стандартным способом связи для вас, но некоторые люди все еще считают его пугающим. Если вы привыкли к текстовым сообщениям или обмену мгновенными сообщениями с друзьями и коллегами, вы можете не понимать, каким образом текст может показаться выходящим из левого поля для нового контакта. Этот тип неожиданности особенно важен в бизнес-контексте. Когда вы используете тексты в бизнесе, помните этикет здравого смысла и следуйте нескольким простым правилам поведения.

Запросить разрешение на отправку текстового сообщения

Согласился ли с вами связаться с человеком, с которым вы хотите отправить сообщение? Не думайте, что каждый человек всегда имеет мобильный телефон для получения текстовых сообщений или находится в сети для доступа к мгновенным сообщениям через сеть, Facebook или другие программы обмена мгновенными сообщениями. Спросите лично или по телефону, как люди предпочитают, чтобы с ними связались. Вы можете обнаружить, что у них ограниченный тарифный план или использование IM на их рабочих станциях не рекомендуется.

Представьтесь при отправке начального сообщения

Представьтесь в своем сообщении и сделайте его кратким. Хотя ваше имя, псевдоним или номер телефона могут отображаться, в зависимости от используемого вами метода обмена сообщениями, ваш получатель видит текст вне контекста. Начните сообщение с введения и системы отсчета, например:

  • «Я Джоан Смит из XYZ Consultants. У вас есть время обсудить вопрос, который вы задали мне по телефону на прошлой неделе?»
  • «Это Брэд Джонс из бухгалтерии, у меня есть вопрос по поводу вашего запроса на возмещение. У вас есть время ответить на него сейчас, или я должен позвонить вам позже?»

Делая это, вы не допускаете, чтобы ваше сообщение выглядело случайным и, возможно, неверно направленным вопросом от человека, которого получатель может помнить лишь смутно или вообще не помнить.

Хотя многие программы обмена мгновенными сообщениями имеют архив, который позволяет людям выяснить, кто вы и о чем вы говорили в прошлом, обычно хорошей идеей будет представиться еще более кратко в последующих беседах, особенно если вы изменили свой ник или номер телефона.

Держите первое сообщение кратким

Начните с введения и контекста только до тех пор, пока человек не ответит. В противном случае вы можете составить и отправить подробное сообщение, которое никогда не видели. Это хорошая практика для всех цепочек сообщений.

Следите вежливо, если вы не получили ответа

Отправка текстового сообщения или мгновенного сообщения и отсутствие ответа может означать несколько вещей. Этот человек может игнорировать вас, но, скорее всего, он не следит за телефоном или компьютером, чтобы увидеть ваше сообщение. По прошествии определенного времени вы получите дополнительное сообщение, но также попытайтесь связаться с человеком по электронной почте или по телефону. При необходимости вы также можете зайти к столу этого человека.

Эти протоколы восходит к тому, как люди предпочитают, чтобы с ними связались. Хотя обмен сообщениями может быть единственным способом, которым вы хотите общаться, это не первый выбор для всех. Если вы хотите иметь продуктивные рабочие отношения, понимайте и уважайте, что у людей разные предпочтения.

Оцените статью
Solutics.ru
Добавить комментарий