В дополнение к сортировке по значениям, таким как текст или числа, Microsoft Excel предлагает настраиваемые параметры, которые позволяют сортировать ячейки по цвету.
Примечание . Инструкции в этой статье относятся к Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2019 для Mac и Excel 2016 для Mac.
Перед сортировкой
Перед сортировкой данных Excel должен знать точный диапазон сортировки. Excel может выбирать области связанных данных, если:
- В области связанных данных нет пустых строк или столбцов.
- Пустые строки и столбцы находятся между областями связанных данных.
Excel определяет, есть ли в области данных имена полей, и исключает эти строки из записей, подлежащих сортировке.
Разрешение Excel выбрать диапазон для сортировки подходит для небольших объемов данных, которые можно проверить визуально, чтобы обеспечить:
- Это правильный диапазон выбран.
- Что в ассортименте нет пробелов.
- Что после сортировки записи данных целы и верны.
Для больших областей данных самый простой способ убедиться, что выбран правильный диапазон, – выделить его перед началом сортировки.
Если один и тот же диапазон нужно сортировать повторно, лучший способ – присвоить ему Имя .
Если для диапазона, который нужно отсортировать, определено имя, введите его в поле «Имя» или выберите его в соответствующем раскрывающемся списке, и Excel автоматически выделит правильный диапазон данных на листе.
Сортировать по цвету фона ячейки в Excel
Любая сортировка требует использования порядка сортировки. При сортировке по значениям возможны два порядка сортировки: по возрастанию и по убыванию. Однако при сортировке по цветам такой порядок не существует, поэтому вы определите порядок сортировки по цвету в диалоговом окне Сортировка .
В этом примере для диапазона ячеек от A2 до D11 использовалось условное форматирование, чтобы изменить цвет фона ячеек записей в зависимости от возраста учащихся.
Вместо изменения цвета ячеек всех студенческих записей условное форматирование затронуло только тех 20 лет или моложе, а остальные остались без изменений.
Затем эти записи были отсортированы по цвету ячейки, чтобы сгруппировать интересующие записи в верхней части диапазона для удобства сравнения и анализа.
Следующие шаги показывают, как отсортировать данные по цвету фона ячейки:
- Выделите диапазон ячеек, которые нужно отсортировать (в примере это ячейки с A2 по D11).
- Выберите Главная .
- Выберите Сортировать и отфильтровать , чтобы открыть раскрывающийся список.
- Выберите Пользовательская сортировка в раскрывающемся списке, чтобы открыть диалоговое окно Сортировка .
- Под заголовком Сортировать по в диалоговом окне выберите Цвет ячейки в раскрывающемся списке.
- Когда Excel находит разные цвета фона ячейки в выбранных данных, он добавляет эти цвета к параметрам, указанным под заголовком Порядок в диалоговом окне.
- Под заголовком Порядок выберите красный цвет в раскрывающемся списке.
- При необходимости выберите Вверху в порядке сортировки, чтобы данные красного цвета оказались в верхней части списка.
- Выберите ОК , чтобы отсортировать данные и закрыть диалоговое окно.
- Четыре записи с красным цветом ячейки сгруппированы в верхней части диапазона данных.
Сортировка данных по цвету шрифта в Excel
Очень похоже на сортировку по цвету ячейки, сортировка по цвету шрифта быстро организует данные с разноцветным текстом.
Вы можете изменить цвет шрифта с помощью условного форматирования или в результате форматирования чисел, например, при отображении отрицательных чисел в красном, чтобы их было легче найти.
На изображении для диапазона ячеек от A2 до D11 использовалось условное форматирование для изменения цвета шрифта студенческих записей на основе их программ обучения:
- Красный шрифт: студенты, обучающиеся по программе медсестер
- Синий шрифт: студенты, обучающиеся по научной программе
Затем эти записи были отсортированы по цвету шрифта, чтобы сгруппировать интересующие записи в верхней части диапазона для удобства сравнения и анализа.
Порядок сортировки по цвету шрифта был красным, за которым следовал синий. Записи с черным шрифтом по умолчанию не были отсортированы.
Вот как отсортировать данные по цвету шрифта:
- Выделите диапазон ячеек, которые нужно отсортировать (в примере это ячейки с A2 по D11).
- Выберите Домой .
- Выберите Сортировка и фильтр , чтобы открыть раскрывающийся список.
- Выберите Пользовательская сортировка в раскрывающемся списке, чтобы открыть диалоговое окно Сортировка .
- Под заголовком Сортировать по в диалоговом окне выберите Цвет шрифта в раскрывающемся списке.
- Когда Excel находит разные цвета шрифта в выбранных данных, он добавляет эти цвета к параметрам, указанным под заголовком Порядок в диалоговом окне.
- Под заголовком Порядок выберите цвет красный в раскрывающемся списке.
- При необходимости выберите Вверху в порядке сортировки, чтобы данные красного цвета оказались в верхней части списка.
- В верхней части диалогового окна выберите Добавить уровень , чтобы добавить второй уровень сортировки.
- Для второго уровня под заголовком Порядок выберите цвет синий в раскрывающемся списке.
- Выберите Сверху в порядке сортировки, чтобы данные синего цвета были над этими записями с черным шрифтом по умолчанию.
- Выберите ОК , чтобы отсортировать данные и закрыть диалоговое окно.
- Две записи с красным цветом шрифта сгруппированы в верхней части диапазона данных, за которыми следуют две синие записи.
Сортировка данных по значкам условного форматирования в Excel
Другим вариантом сортировки по цвету является использование наборов значков условного форматирования для порядка сортировки. Эти наборы значков предлагают альтернативу обычным вариантам условного форматирования, которые фокусируются на изменениях шрифта и форматирования ячейки.
Как и в случае сортировки по цвету ячейки, при сортировке по цвету значка порядок сортировки устанавливается в диалоговом окне Сортировка .
В приведенном выше примере диапазон ячеек, содержащих данные о температуре для Парижа, Франция, условно отформатирован с помощью значка стоп-сигнал , установленного на основе ежедневных максимальных температур за июль 2014 года. данные, с записями, отображающими сначала зеленые значки, затем желтые значки, а затем красные.
Выполните следующие шаги, чтобы отсортировать данные по цвету значка:
- Выделите диапазон ячеек для сортировки (в примере ячейки от A3 до B31).
- Выберите Домой .
- Выберите Сортировка и фильтр , чтобы открыть раскрывающийся список.
- Выберите Пользовательская сортировка в раскрывающемся списке, чтобы открыть диалоговое окно Сортировка .
- Под заголовком Сортировать в диалоговом окне выберите Значок ячейки в раскрывающемся списке.
- Когда Excel находит значки ячеек в выбранных данных, он добавляет эти значки к параметрам, указанным под заголовком Порядок в диалоговом окне.
- Под заголовком Порядок выберите зеленый значок в раскрывающемся списке.
- При необходимости выберите Вверху в порядке сортировки, чтобы данные с зелеными значками были в верхней части списка.
- В верхней части диалогового окна нажмите Добавить уровень , чтобы добавить второй уровень сортировки.
- Для второго уровня под заголовком Порядок выберите желтый или желтый значок из раскрывающегося списка.
- При необходимости выберите Сверху в порядке сортировки. Это помещает вторую группу записей ниже тех с зелеными значками, но выше всех других записей, которые сортируются.
- Поскольку в этом наборе есть только три варианта значков, нет необходимости добавлять третий уровень для сортировки записей красными значками. Это единственные оставшиеся записи, которые будут расположены внизу диапазона.
- Выберите ОК , чтобы отсортировать данные и закрыть диалоговое окно.
- Записи с зеленым значком сгруппированы вверху диапазона данных, за которыми следуют записи с желтым значком, а затем записи с красным значком.
