Если у вас есть несколько документов, которые нужно объединить, но вы не хотите проходить через сложность их объединения вручную и объединения форматирования, почему бы не создать один главный документ? Вам может быть интересно, что произойдет со всеми номерами страниц, указателем и оглавлением. Функция главного документа может справиться с этим! Превратите несколько документов в один файл Word.
Что такое мастер-файл?
По сути, он показывает ссылки на отдельные файлы Word (также называемые вложенными документами). Содержимое этих вложенных документов отсутствует в основном документе, есть только ссылки на них. Это означает, что редактирование вложенных документов легко, потому что вы можете сделать это на индивидуальной основе, не нарушая другие документы. Кроме того, изменения, внесенные в отдельные документы, будут автоматически обновляться в основном документе. Даже если над документом работает более одного человека, вы можете отправить различные его части разным людям с помощью основного документа.
Давайте покажем вам, как создать мастер-документ и его поддокументы. Мы также сделаем мастер-документ из набора существующих документов и как составить оглавление для мастер-документа.
Создание мастер-документа с нуля
Это означает, что у вас нет существующих вложенных документов. Для начала откройте новый (пустой) документ Word и сохраните его с именем файла (например, «Мастер»).
Теперь перейдите в «Файл», затем нажмите «Контур». Используя меню стилей, вы можете ввести заголовки документа. Вы также можете использовать раздел Outline Tools, чтобы поместить заголовки на разные уровни.
Когда вы закончите, перейдите на вкладку Outlining и выберите «Показать документ в основном документе».
Здесь у вас будет еще больше возможностей для набросков. Выделите набросок, который вы только что написали, и нажмите «Создать».
Теперь у каждого документа будет свое окно. Обязательно сохраните свой главный документ еще раз.
Каждое окно в основном документе является вложенным документом. Имя файла для этих вложенных документов будет названием заголовка для каждого окна в основном документе.
Если вы хотите перейти к предыдущему виду, нажмите «Закрыть контурный вид».
Давайте добавим оглавление к основному документу. Наведите курсор на самое начало текста документа и перейдите в «Ссылки», затем нажмите «Оглавление». Выберите нужный параметр в параметрах «Автоматическая таблица».
Вы можете перейти в «Домой», затем нажать «Абзац» и щелкнуть по символу абзаца, чтобы увидеть разрывы разделов и их типы.
Примечание. Word вставляет непрерывный разрыв раздела до и после каждого вложенного документа, когда вы создаете главный документ с нуля, чтобы не было разрывов страниц. Тем не менее, вы можете изменить тип отдельных разрывов разделов.
В нашем примере показаны расширенные вложенные документы, когда наш документ находится в режиме структуры.
Создание мастер-документа из существующих документов
Возможно, у вас уже есть документы, которые вы хотите объединить в один основной документ. Начните с открытия нового (пустого) документа Word и сохраните его с именем «Master» в имени файла.
Перейдите в «View», затем нажмите «Outline», чтобы перейти на вкладку Outlining. Затем выберите «Показать документ в основном документе» и добавьте вложенный документ, прежде чем нажать «Вставить».
Меню «Вставить вложенный документ» покажет вам расположение документов, которые вы можете вставить. Выберите первый и нажмите «Открыть».
Примечание. Старайтесь хранить все свои вложенные документы в той же папке или папке, что и основной документ.
Всплывающее окно может сказать, что у вас одинаковый стиль как для вложенного документа, так и для основного документа. Нажмите «Да для всех», чтобы все оставалось единообразным.
Теперь повторите этот процесс, чтобы вставить все вложенные документы в основной документ. В конце сверните вложенные документы, щелкнув «Свернуть вложенные документы» на вкладке «Изложение».
Вам нужно сохранить, прежде чем вы сможете свернуть вложенные документы.
В каждом поле вложенного документа будет показан полный путь к файлам вложенного документа. Вы можете открыть вложенный документ, дважды щелкнув по его символу (верхний левый угол) или нажав «Ctrl + Click».
Примечание. Импорт существующих документов Word в основной файл означает, что Word будет вставлять разрывы страниц до и после каждого вложенного документа. Вы можете изменить тип разрыва раздела, если хотите.
Вы можете просмотреть главный документ вне Outline View, перейдя в «View», затем нажмите «Print Layout».
Вы можете добавить оглавление так же, как вы сделали это для главных документов, созданных с нуля.
Теперь, когда все вложенные документы находятся в главном документе, вы можете добавлять или редактировать верхние и нижние колонтитулы. Вы также можете редактировать оглавление, создавать указатели или редактировать другие части документов.
Если вы создаете мастер-документ в более ранней версии Microsoft Word, он может быть поврежден.Если вам это удастся, вам поможет сайт Microsoft.
