Используйте формы ввода доступа для ввода и изменения данных

Используйте формы доступа для ввода и изменения данных

База данных Access состоит из одной или нескольких таблиц, которые содержат связанную информацию. Создав такую ​​пустую базу данных, вы можете пройтись по всем таблицам, чтобы заполнить их информацией.

Однако это может стать утомительным и запутанным. Трудно проследить отношения между данными в таблицах, когда вы пытаетесь ввести данные. Доступные формы ввода являются ценным инструментом для этого. Вы можете разработать формы ввода, чтобы вы могли вводить данные в логическом формате

Давайте начнем с создания нескольких простых таблиц, а затем построим форму ввода Access поверх них.

Инструкции в этой статье применяются к Access 2019, Access 365, 2016, 2013 и 2010, если не указано иное.

Создание таблиц в Access

Прежде чем вы сможете создать форму ввода Access, вам нужно создать несколько таблиц, в которые будут входить данные вашей формы.

Microsoft Access отлично подходит для малого бизнеса. Итак, для этого примера вы создадите базу данных Access для отслеживания информации о продажах.

Эта база данных будет содержать информацию о вашем продавце, ежемесячных продажах и ежемесячных расходах.

Чтобы построить свою таблицу в Access:

1. Запустите новую базу данных в Access. Вы увидите пустую таблицу1 .

   

2. Выберите Нажмите, чтобы добавить , и добавьте пять полей. Создайте один короткий текст, один длинный текст, одно большое число, один короткий текст и два поля валюты.

   

3. Щелкните правой кнопкой мыши каждое поле, выберите Переименовать поле и введите новое имя поля. Назовите каждое поле Имя продавца, Адрес, Номер телефона, Месяц, Продажи и Расходы.

   

4. Как только вы переименовали все поля, вы готовы перейти к следующему шагу.

Теперь, когда ваша таблица готова для данных, пришло время создать форму для ввода всех данных.

Поле большого числа доступно только в Access 2019 или более поздней версии. В более ранних версиях Access вам нужно было использовать поле String для записи данных, таких как номер телефона.

Создать форму ввода доступа

Вы начнете с создания простой формы, которая позволит вам работать с таблицей Table1 .

Вот пошаговый процесс создания новой формы ввода:

1. Выберите в меню Создать и выберите Мастер форм .

   

2. Используйте кнопку >> , чтобы выбрать все поля в таблице.

   

3. Нажмите кнопку Далее , чтобы продолжить.

4. Выберите макет формы, который вам нравится. Оправданный является хорошей, привлекательной отправной точкой. Помните, это только отправная точка. Вы можете изменить фактический внешний вид формы позже в процессе.

   

5. Нажмите кнопку Далее , чтобы продолжить.

6. Дайте форме заголовок, а затем выберите соответствующий переключатель, чтобы открыть форму в режиме ввода данных или в режиме макета.

   

7. Нажмите кнопку Готово , чтобы создать форму.

Используя форму

Создав форму, вы можете взаимодействовать с ней по своему усмотрению.

Вид макета позволяет настроить внешний вид определенных полей и самой формы. Представление ввода данных позволяет вам взаимодействовать с формой и вводить данные.

Вот как работает форма:

• Используйте кнопки > и < для перемещения вперед и назад по набору записей.
• Кнопка > автоматически создает новую запись в конце текущего набора записей.
• Поле Поиск позволяет вам найти определенные элементы в вашей таблице.
• Используйте Перейти в меню Главная , чтобы перебирать записи таблицы. Вы также можете перейти к первой или последней записи или создать новую.

Теперь, когда вы создали эту первую форму, вы готовы начать ввод данных.

Попробуйте поиграть с дизайном формы. Поскольку формы будут той областью вашей базы данных Access, которую вы будете видеть и использовать чаще всего, важно, чтобы форма была хорошо разработана.

Доступ к форме ввода для ввода данных

Теперь, когда у вас есть форма, созданная для вашей таблицы, вы готовы начать ввод данных.

Преимущество использования новой формы ввода доступа заключается в том, что вам не нужно искать отдельные поля в таблице для ввода данных. Вставляя данные в одно поле, вы можете просто нажать Tab на клавиатуре, чтобы перейти к следующему полю.

Как только вы нажмете клавишу Tab в последнем поле, она сохранит последнюю запись, которую вы редактировали, в таблицу и перейдет к следующей пустой записи.

Используйте новую форму ввода Access для ввода нескольких записей в вашу таблицу.

Вы увидите, что, просто введя данные формы и нажав клавишу табуляции, вы можете быстро ввести много записей в таблицу без особых усилий.

Как видите, ввод данных с использованием формы ввода Access выполняется намного быстрее, чем попытка ввода данных непосредственно в таблицу Access.

Изменение данных таблицы

В дополнение к добавлению новых данных в таблицу, форма ввода Access позволяет изменять также данные, которые уже находятся в таблице.

Вот как это работает:

1. Прокручивайте записи вперед и назад с помощью значков < или > или с помощью поля Поиск для поиска данных в любом поле таблицы.

   

2. Выберите Сохранить в группе «Записи» в главном меню. Или вы можете нажать вкладку в последнем поле формы. Любой из этих вариантов сохранит ваши изменения.

3. Используйте значок > со звездочкой справа от нее, чтобы сразу перейти к новой записи, независимо от того, какую запись вы просматриваете в данный момент.

   

4. Когда у вас будет достаточно данных, вы можете начать добавлять и связывать новые таблицы и создавать полезные отчеты.

Microsoft Access – очень мощный инструмент для отслеживания всего, от личной книжной библиотеки до всего вашего малого бизнеса. Формы предоставляют вам гораздо более легкий доступ ко всем данным, которые вы храните в своих таблицах Access.