Используйте формы доступа для ввода и изменения данных
База данных Access состоит из одной или нескольких таблиц, которые содержат связанную информацию. Создав такую пустую базу данных, вы можете пройтись по всем таблицам, чтобы заполнить их информацией.
Однако это может стать утомительным и запутанным. Трудно проследить отношения между данными в таблицах, когда вы пытаетесь ввести данные. Доступные формы ввода являются ценным инструментом для этого. Вы можете разработать формы ввода, чтобы вы могли вводить данные в логическом формате
Давайте начнем с создания нескольких простых таблиц, а затем построим форму ввода Access поверх них.
Инструкции в этой статье применяются к Access 2019, Access 365, 2016, 2013 и 2010, если не указано иное.
Создание таблиц в Access
Прежде чем вы сможете создать форму ввода Access, вам нужно создать несколько таблиц, в которые будут входить данные вашей формы.
Microsoft Access отлично подходит для малого бизнеса. Итак, для этого примера вы создадите базу данных Access для отслеживания информации о продажах.
Эта база данных будет содержать информацию о вашем продавце, ежемесячных продажах и ежемесячных расходах.
Чтобы построить свою таблицу в Access:
-
Запустите новую базу данных в Access. Вы увидите пустую таблицу1 .
-
Выберите Нажмите, чтобы добавить , и добавьте пять полей. Создайте один короткий текст, один длинный текст, одно большое число, один короткий текст и два поля валюты.
-
Щелкните правой кнопкой мыши каждое поле, выберите Переименовать поле и введите новое имя поля. Назовите каждое поле Имя продавца, Адрес, Номер телефона, Месяц, Продажи и Расходы.
-
Как только вы переименовали все поля, вы готовы перейти к следующему шагу.
Теперь, когда ваша таблица готова для данных, пришло время создать форму для ввода всех данных.
Поле большого числа доступно только в Access 2019 или более поздней версии. В более ранних версиях Access вам нужно было использовать поле String для записи данных, таких как номер телефона.
Создать форму ввода доступа
Вы начнете с создания простой формы, которая позволит вам работать с таблицей Table1 .
Вот пошаговый процесс создания новой формы ввода:
-
Выберите в меню Создать и выберите Мастер форм .
-
Используйте кнопку >> , чтобы выбрать все поля в таблице.
-
Нажмите кнопку Далее , чтобы продолжить.
-
Выберите макет формы, который вам нравится. Оправданный является хорошей, привлекательной отправной точкой. Помните, это только отправная точка. Вы можете изменить фактический внешний вид формы позже в процессе.
-
Нажмите кнопку Далее , чтобы продолжить.
-
Дайте форме заголовок, а затем выберите соответствующий переключатель, чтобы открыть форму в режиме ввода данных или в режиме макета.
-
Нажмите кнопку Готово , чтобы создать форму.
Используя форму
Создав форму, вы можете взаимодействовать с ней по своему усмотрению.
Вид макета позволяет настроить внешний вид определенных полей и самой формы. Представление ввода данных позволяет вам взаимодействовать с формой и вводить данные.
Вот как работает форма:
- Используйте кнопки > и < для перемещения вперед и назад по набору записей.
- Кнопка > автоматически создает новую запись в конце текущего набора записей.
- Поле Поиск позволяет вам найти определенные элементы в вашей таблице.
- Используйте Перейти в меню Главная , чтобы перебирать записи таблицы. Вы также можете перейти к первой или последней записи или создать новую.
Теперь, когда вы создали эту первую форму, вы готовы начать ввод данных.
Попробуйте поиграть с дизайном формы. Поскольку формы будут той областью вашей базы данных Access, которую вы будете видеть и использовать чаще всего, важно, чтобы форма была хорошо разработана.
Доступ к форме ввода для ввода данных
Теперь, когда у вас есть форма, созданная для вашей таблицы, вы готовы начать ввод данных.
Преимущество использования новой формы ввода доступа заключается в том, что вам не нужно искать отдельные поля в таблице для ввода данных. Вставляя данные в одно поле, вы можете просто нажать Tab на клавиатуре, чтобы перейти к следующему полю.
Как только вы нажмете клавишу Tab в последнем поле, она сохранит последнюю запись, которую вы редактировали, в таблицу и перейдет к следующей пустой записи.
Используйте новую форму ввода Access для ввода нескольких записей в вашу таблицу.
Вы увидите, что, просто введя данные формы и нажав клавишу табуляции, вы можете быстро ввести много записей в таблицу без особых усилий.
Как видите, ввод данных с использованием формы ввода Access выполняется намного быстрее, чем попытка ввода данных непосредственно в таблицу Access.
Изменение данных таблицы
В дополнение к добавлению новых данных в таблицу, форма ввода Access позволяет изменять также данные, которые уже находятся в таблице.
Вот как это работает:
-
Прокручивайте записи вперед и назад с помощью значков < или > или с помощью поля Поиск для поиска данных в любом поле таблицы.
-
Выберите Сохранить в группе «Записи» в главном меню. Или вы можете нажать вкладку в последнем поле формы. Любой из этих вариантов сохранит ваши изменения.
-
Используйте значок > со звездочкой справа от нее, чтобы сразу перейти к новой записи, независимо от того, какую запись вы просматриваете в данный момент.
-
Когда у вас будет достаточно данных, вы можете начать добавлять и связывать новые таблицы и создавать полезные отчеты.
Microsoft Access – очень мощный инструмент для отслеживания всего, от личной книжной библиотеки до всего вашего малого бизнеса. Формы предоставляют вам гораздо более легкий доступ ко всем данным, которые вы храните в своих таблицах Access.