Экономьте рано, экономьте часто!
Вы вложили много работы в свою электронную таблицу Excel, не позволяйте ей ускользнуть, потому что вы забыли сохранить ее. Используйте эти советы, чтобы сохранить свою работу в безопасности и сохранить в следующий раз, когда вам понадобится этот важный файл. Если вы хотите поделиться своей работой, сохраните книгу в формате PDF.
Инструкции в этой статье относятся к Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel для Office 365 и Excel для Mac.
Используйте Excel Сохранить горячие клавиши
Есть три способа сохранить файл в Excel:
- Выберите Файл > Сохранить как . В Excel 2019 выберите Файл > Сохранить копию .
- Выберите Сохранить на панели быстрого доступа.
- Используйте сочетание клавиш Ctrl + S .
Если вы работаете на Mac, используйте клавишу Command вместо клавиши Control.
Если файл был сохранен ранее, указатель изменится на значок песочных часов во время сохранения. Если книга сохраняется в первый раз, открывается диалоговое окно Сохранить как .
Первый раз Сохранить
Когда файл сохраняется в первый раз, в диалоговом окне Сохранить как необходимо указать две части информации. Введите имя для файла и выберите место, где он будет сохранен.
Имена файлов могут содержать до 255 символов, включая пробелы.
Сохранить часто
Использование Ctrl + S – это простой способ сохранить данные. Используйте этот ярлык часто, по крайней мере, каждые пять минут, чтобы избежать потери данных.
Закрепить местоположение
Если вы часто открываете определенные файлы или папки в Excel, прикрепите их к списку недавно открытых файлов. Это делает местоположение легко доступным в верхней части списка последних.
Количество мест, которые можно закрепить, не ограничено. Чтобы закрепить место сохранения:
-
Чтобы закрепить папку, выберите Файл > Сохранить как. За исключением Excel 2019, где вы выбираете Файл > Сохранить копию . Откроется окно Сохранить как.
Чтобы закрепить книгу, выберите Файл > Открыть .
-
Выберите Недавние и в правой части окна наведите курсор на книгу или папку, которую хотите закрепить. Появится небольшое горизонтальное изображение канцелярской кнопки.
-
Выберите пин-код для этого местоположения. Папка перемещается в список закрепленных, а горизонтальная кнопка сменяется на вертикальную.
-
Чтобы открепить местоположение, выберите вертикальный нажимной штифт , чтобы изменить его на горизонтальный, и удалите его из списка закрепленных.
Сохранить листы Excel в формате PDF
Если вам нужна копия листа или всей книги, которую никто не может редактировать, и каждый может просматривать, конвертировать или сохранять файлы Excel в формате PDF. PDF-файл (Portable Document Format) позволяет другим просматривать документы без необходимости установки на компьютер оригинальной программы, например Excel. Вместо этого пользователи открывают файл с помощью бесплатной программы для чтения PDF, например, Adobe Acrobat Reader.
Сохранение активной рабочей таблицы в формате PDF
При сохранении файла в формате PDF по умолчанию сохраняется только текущий или активный лист (лист на экране).
Чтобы сохранить лист Excel в формате PDF:
-
Выберите Файл .
-
Выберите Сохранить как , чтобы открыть окно Сохранить как. В Excel 2019 выберите Сохранить копию .
-
Выберите место, где вы хотите сохранить файл.
-
Введите имя для файла.
-
Выберите стрелку вниз Сохранить как тип .
-
Прокрутите список и найдите PDF (* .pdf) .
-
Выберите Сохранить , чтобы сохранить файл в формате PDF и закрыть окно.
Сохранить всю книгу в формате PDF
Параметр Сохранить как по умолчанию сохраняет текущий лист только в формате PDF. Выполните следующие действия, чтобы сохранить всю книгу в формате PDF:
-
Выберите Файл > Сохранить как . В Excel 2019 выберите Файл > Сохранить копию .
-
Выберите Обзор , чтобы открыть диалоговое окно «Сохранить как».
-
Выберите Сохранить как тип , чтобы открыть раскрывающийся список, и выберите PDF . Кнопка «Параметры» отображается в диалоговом окне «Сохранить как».
-
Выберите Параметры , чтобы открыть диалоговое окно “Параметры”.
-
Выберите Вся книга в разделе «Опубликовать что».
-
Выберите ОК , чтобы вернуться в диалоговое окно «Сохранить как».
-
Выберите Сохранить , чтобы сохранить книгу в формате PDF и закрыть диалоговое окно.
Автосохранение в OneDrive
Если вы используете Microsoft Office 365, Excel автоматически сохраняет вашу работу, когда вы решаете сохранить файлы в своей учетной записи облачного хранилища OneDrive. Когда ваши файлы сохраняются в OneDrive, документы автоматически сохраняются каждые несколько секунд, что избавляет вас от необходимости постоянно выбирать Сохранить или использовать сочетания клавиш.
Чтобы функция автосохранения работала, сохраните документы в папку в папке OneDrive. Функция автосохранения не работает ни с одним местоположением на вашем ПК или Mac.
Если у вас Office 365 и вы сохранили свои файлы в OneDrive, включите автосохранение, выбрав тумблер в левом верхнем углу экрана Excel. Когда он включен, коммутатор скажет «Вкл.». Чтобы отключить функцию и сохранить работу вручную, измените ее на «Выкл.».
