Как быстро добавлять имена и адреса в письма с слиянием

Использование Mail Merge в Microsoft Word 2007 объединит данные из источника данных с вашим документом. Он идеально подходит для писем, каталогов, этикеток и многого другого. Вот как начать с этой функцией экономии времени.

Начало вашего документа слияния

Нажмите Начать слияние на ленте «Почтовые рассылки» и выберите тип документа, который вы хотите создать.
Например, вы можете выбрать буквы, конверты или метки. Или выберите Мастер пошагового объединения писем , чтобы получить дополнительную помощь при создании документа.

Выбор получателей для писем слияния

Нажмите Выбрать получателей на ленте «Почтовые рассылки», чтобы добавить получателей в почтовое сообщение.
Вы можете создать новую базу данных получателей. Вы также можете использовать существующий список или контакты Outlook.

Добавление получателей в вашу базу данных слияния

В поле New Address List начните ввод своих контактов.
Вы можете использовать клавишу Tab для перемещения между полями. Каждый набор полей называется записью. Чтобы добавить дополнительных получателей, нажмите кнопку «Создать запись». Чтобы удалить запись, выберите ее и нажмите «Удалить запись». Нажмите Да, чтобы подтвердить удаление.

Добавление и удаление полей слияния

Вы можете удалить или добавить типы полей в свой документ слияния.
Вы можете сделать это легко. Просто нажмите кнопку «Настроить столбцы». Откроется диалоговое окно «Настройка столбцов». Затем нажмите Добавить, Удалить или Переименовать, чтобы изменить типы полей. Вы также можете использовать кнопки «Вверх» и «Вниз», чтобы изменить порядок полей. Когда вы закончите, нажмите OK.
Как только вы добавите всех своих получателей, нажмите OK в диалоговом окне New Address List. Назовите источник данных и нажмите «Сохранить».

Вставка поля слияния в ваш документ

Чтобы вставить поле в документ, нажмите Вставить поле слияния на ленте рассылок. Выберите поле, которое вы хотите вставить. Имя поля появляется там, где у вас есть курсор в вашем документе.
Вы можете редактировать и форматировать текст, окружающий поле. Форматы, примененные к полю, будут перенесены на ваш готовый документ. Вы можете продолжить добавлять поля в ваш документ.

Предварительный просмотр писем слияния

Прежде чем печатать свои письма, вы должны проверить их на наличие ошибок. В частности, обратите внимание на расстояние и пунктуацию вокруг полей. Вам также нужно убедиться, что вы вставили правильные поля в правильные места.
Чтобы просмотреть письма, нажмите Предварительный просмотр результатов на ленте рассылок. Используйте стрелки для навигации по буквам.

Исправление ошибок в полях слияния

Вы можете заметить ошибку в данных одного из ваших документов. Вы не можете изменить эти данные в документе слияния. Вместо этого вам нужно исправить это в источнике данных.
Для этого нажмите Изменить список получателей на ленте рассылок. В открывшемся окне вы можете изменить данные для любого из ваших получателей. Вы также можете ограничить получателей. Просто снимите флажок рядом с именами получателей, чтобы исключить их из операции слияния. Когда вы закончите, нажмите ОК.

Завершение ваших документов слияния

После просмотра ваших документов вы готовы завершить их, завершив объединение. Нажмите кнопку Готово и объединить на ленте рассылок.
Вы можете отредактировать отдельные документы, распечатать документы или отправить их по электронной почте. Если вы решите распечатать или отправить документы по электронной почте, вам будет предложено ввести диапазон. Вы можете распечатать все, одну или несколько смежных букв. Слово проведет вас через процесс для каждого.

Оцените статью
Solutics.ru
Добавить комментарий