Как экспортировать данные из текстовой формы в Excel

Вы можете легко экспортировать данные формы Word в Excel всего за несколько простых шагов.

Microsoft Word не имеет возможности напрямую сохранять данные формы в виде листа Excel. Однако, выполнив всего несколько дополнительных шагов, очень легко экспортировать данные из формы Word в Excel.

Инструкции в этой статье относятся к Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel для Mac и Excel Online.

Понимать формы слова

Форма Word содержит поля для заполнения, которые упрощают заполнение важной информации. Обычно эти формы распространяются так, что многие люди могут заполнить их и вернуть. Сбор всей информации из этих форм и передача ее в электронную таблицу Excel – утомительный ручной процесс. К счастью, экспортировать данные формы Word в Excel очень просто, используя файлы с разделителями-запятыми.

Используйте параметры для выбора формата с разделителями-запятыми

Для сохранения данных формы в виде файла с разделителями-запятыми (CSV) требуется всего несколько настроек в документе Word. Этот формат файла разделяет каждую запись формы запятыми. Используйте CSV-файлы для импорта данных в Excel.

Microsoft Word достаточно умен, чтобы сохранять данные только из формы в файл CSV. Дополнительный текст в документе не добавляется в файл CSV.

Когда документ формы открыт и заполнен данными, выберите Файл > Параметры .

  1. Выберите Дополнительно на панели слева от диалогового окна «Параметры».
  2. В разделе «Сохранить точность при совместном использовании этого раздела документа» установите флажок «Сохранить данные формы в виде текстового файла с разделителями».
  3. Выберите ОК , чтобы закрыть диалоговое окно «Параметры Word».

На данный момент существует два способа экспорта данных в Excel. Либо сохраните документ, либо экспортируйте данные.

Используйте Сохранить как, чтобы экспортировать в CSV

Чтобы сохранить документ в формате CSV:

  1. В меню «Файл» выберите Сохранить как . Откроется диалоговое окно «Сохранить как» с уже выбранным форматом файла TXT.
  2. Назовите файл и выберите ОК .
  3. Появится диалоговое окно с предварительным просмотром данных, которые вы экспортируете из формы в формат CSV.
  4. Выберите ОК , чтобы экспортировать данные.

Word извлекает данные формы, которые были введены в форму в виде файла .csv , который можно открыть в Excel. Word вставляет запятые между полями. Excel использует запятые для разделения данных на конкретные ячейки.

Используйте Экспорт, чтобы сохранить в CSV

Чтобы экспортировать данные в файл CSV:

  1. Выберите Файл > Экспорт .
  2. Выберите Изменить тип файла .
  3. В разделе «Типы файлов документов» выберите Простой текст (* .txt) .
  4. Выберите Сохранить как , чтобы открыть диалоговое окно «Сохранить как».
  5. Выберите место, где вы хотите сохранить файл, введите имя файла и выберите Сохранить , чтобы экспортировать данные.

Импорт данных формы в Excel

После того, как данные формы Word экспортированы в формат CSV, данные готовы для импорта в Microsoft Excel.

Если вы откроете файл с помощью Excel, вы не увидите файл в папке, где вы его сохранили, потому что в Excel по умолчанию отображаются только файлы Excel.

Откройте файл CSV, выполнив следующие действия:

  1. Откройте пустой документ Excel.
  2. Выберите Файл > Открыть .
  3. Выберите Обзор .
  4. В раскрывающемся списке типов файлов выберите Все файлы (*. *) .
  5. Перейдите в папку, в которой находятся экспортированные данные формы Word, и выберите текстовый файл CSV.
  6. Выберите Открыть .
  7. Excel открывает Мастер импорта текста. Выберите с разделителями и выберите Далее .
  8. Снимите флажок Tab и установите флажок Запятая . Затем выберите Далее .
  9. Выберите Готово .

Данные из вашей формы Word появятся в вашем листе Excel.

Импорт данных формы в существующую электронную таблицу в Excel 2019 и 2016

Если вы хотите перенести данные из новых форм Microsoft в одну и ту же электронную таблицу, выполните следующие действия:

  1. Откройте сохраненный файл Excel.
  2. Создайте новый лист, нажав символ + в нижней части существующего листа.
  3. Выберите ячейку A1 .
  4. В меню «Данные» выберите Получить данные > Из файла ,> Из текста/CSV . (В Microsoft 2010 или 2013 выберите Из текста ).
  5. Выберите новый текстовый файл с данными формы и выберите Импорт .
  6. В мастере выберите Загрузить > Загрузить в .
  7. В разделе Где вы хотите разместить данные выберите Существующий лист и убедитесь, что выбран A1 .
  8. Выберите ОК .

После того, как данные формы импортированы, добавьте новые данные формы Word на свой рабочий лист:

  1. В Word выделите всю строку только с данными.
  2. Нажмите правой кнопкой мыши и выберите Копировать .
  3. В Excel выберите свой основной лист.
  4. Выделите ячейку чуть ниже последней записи на листе.
  5. Нажмите правой кнопкой мыши и выберите Вставить .

Импорт данных формы в существующую электронную таблицу с Excel 2013 и 2010

Чтобы перенести данные из новых форм Microsoft в Excel 2013 или 2010, выполните следующие действия.

  1. Откройте сохраненный файл Excel.
  2. Выберите ячейку в первом столбце чуть ниже существующих данных.
  3. Выберите Данные > Из текста .
  4. Выберите новый текстовый файл с данными формы и выберите Импорт .
  5. В мастере выберите с разделителями и выберите Далее .
  6. Снимите флажок Tab , установите флажок Запятая и выберите Далее .
  7. Выберите Готово .
  8. В разделе Где вы хотите разместить данные выберите Существующий лист . Убедитесь, что выбрана ячейка, в которую вы хотите поместить новую строку.
  9. Выберите ОК .

Это добавит новые данные формы Word в следующую строку вашего основного рабочего листа.

Оцените статью
Solutics.ru
Добавить комментарий