Обновление одного и того же текста в нескольких документах Word может занять много времени, действительно , если у вас есть много документов для редактирования. К счастью, MS Word включает в себя чрезвычайно удобную функцию связи, которая может сделать весь этот процесс действительно простым, но вы должны подготовиться к нему.
Понимание ссылок
Связывание полезно, если текст одинаков во всех документах, а также когда требуется обновить текст, весь текст необходимо обновить. Это очень специфический сценарий, но он может сэкономить вам массу времени, если вы его используете.
Например, скажем, у вас есть 20 документов Microsoft Word, настроенных для печати 20 различных листов адресных меток, и на каждой странице есть десятки меток. Если вы считаете, что вам когда-нибудь понадобится обновить эти адреса, вы можете избежать этого вручную, составив отдельный документ, в котором перечислены 20 адресов. Затем просто свяжите 20 документов с одной страницей адресов, чтобы при обновлении адреса там также обновлялся любой документ, ссылающийся на него.
Другой пример, помогающий понять концепцию связывания документов Word, можно увидеть, если у вас есть несколько документов Word с вашим именем, напечатанным в каждом, но вы скоро поженитесь. Вместо того, чтобы позже возвращаться к каждому документу, чтобы изменить свою фамилию, просто поместите ссылку на другой документ, а затем, когда вы обновите свою фамилию, ваше имя изменится во всех других документах!
Как видите, это простой способ заменить текст сразу в нескольких документах Word. Опять же, однако, это действительно полезно, только если вы вставляете один и тот же блок текста повсюду, и в какой-то момент текст необходимо будет обновить.
Этот тип текстовых ссылок не совпадает с гиперссылками, которые открывают веб-страницы или другие файлы при нажатии.
Как вставить текстовую ссылку в Word
-
В новом документе Microsoft Word введите текст, на который вы будете ссылаться из других документов. Отформатируйте его так, как вы хотите, чтобы он отображался во всех документах. Чтобы позаимствовать из первого примера выше, в этом документе вы должны ввести 20 разных адресов.
-
Сохраните файл для генерации ссылки. Неважно, где вы его сохраните, но убедитесь, что вы знаете, где он находится.
Если вы переместите файл, содержащий текст, вам придется повторно вставить обновленную ссылку на текст во все связанные документы, поэтому лучше обдумать это, прежде чем выбрать, где его сохранить.
-
Выделите текст, который вы хотите связать, чтобы он был выбран.
-
Щелкните правой кнопкой мыши или удерживайте нажатой выделенный текст, а затем выберите в меню Копировать . Другой вариант – использовать клавиатуру: используйте Ctrl + C на ПК или Command + C на Mac. ,
-
Из другого документа или даже с того же самого поместите курсор туда, куда вы хотите, чтобы связанный текст перемещался. Вы всегда можете изменить местоположение позже, так же, как и при перемещении любого текста.
-
На вкладке Главная в новых версиях Word выберите маленькую стрелку в разделе «Вставить», а затем выберите параметр Вставить специальный … . В более старых версиях используйте меню Изменить , чтобы выбрать пункт Специальная вставка .
-
В диалоговом окне «Специальная вставка» выберите параметр Вставить ссылку .
-
В правой части этого экрана есть несколько вариантов, но Форматированный текст (RTF) – это тот, который вставляет связанный текст в точности так, как он выглядит в исходном документе.
-
Повторите этот процесс столько раз, сколько вам нужно в том же документе или для каждого отдельного документа, который вы хотите связать с исходным текстом.
