Как найти самые большие значения в базе данных или списке Excel

Функция промежуточного итога в Excel работает путем вставки функции SUBTOTAL в базу данных или в список связанных данных. Использование функции промежуточных итогов позволяет быстро и легко находить и извлекать конкретную информацию из большой таблицы данных.

Несмотря на то, что он называется «Подытог», вы не ограничены поиском суммы или суммы для выбранных строк данных. В дополнение к общему, вы также можете найти самые большие значения для каждого подраздела базы данных.

В этом пошаговом руководстве приведен пример того, как найти наибольшую сумму продаж для каждого региона продаж.

Шаги в этом руководстве:

1. Введите учебные данные.
2. Сортировка образца данных.
3. Нахождение наибольшего значения.

Введите итоговые учебные данные

Первым шагом к использованию функции промежуточного итога в Excel является ввод данных в таблицу.

При этом помните следующее:

• Важно правильно ввести данные. Ошибки, вызванные неправильным вводом данных, являются источником многих проблем, связанных с управлением данными.
• Не оставляйте пустых строк или столбцов при вводе данных. Это включает в себя не , оставляя пустую строку между заголовками столбцов и первой строкой данных.

Для этого урока

Введите данные в ячейки с A1 по D12, как показано на рисунке выше. Для тех, кто не хочет печатать, по этой ссылке доступны данные, инструкции по их копированию в Excel.

Сортировка данных

Перед применением промежуточных итогов ваши данные должны быть сгруппированы по столбцу данных, из которого вы хотите извлечь информацию.

Эта группировка выполняется с помощью функции сортировки Excel.

В этом руководстве мы хотим найти наибольшее количество заказов на регион продаж, поэтому данные должны быть отсортированы по заголовку столбца Регион .

Сортировка данных по регионам продаж

1. Перетащите выделенные ячейки A2 на D12 , чтобы выделить их. Обязательно не , чтобы включить заголовок в первую строку в ваш выбор.
2. Нажмите на вкладку Данные на ленте.
3. Нажмите кнопку Сортировка , расположенную в центре ленты данных, чтобы открыть диалоговое окно Сортировка.
4. Выберите Сортировать по региону в раскрывающемся списке под заголовком Столбец в диалоговом окне.
5. Убедитесь, что Мои данные имеют заголовки отмечены в правом верхнем углу диалогового окна.
6. Нажмите ОК .
7. Данные в ячейках с A3 по D12 теперь должны сортироваться по алфавиту по второму столбцу Регион . Сначала должны быть указаны данные для трех торговых представителей из восточного региона, затем север, затем юг и, наконец, западный регион.

Нахождение наибольшего значения с помощью промежуточных итогов

На этом шаге мы будем использовать функцию промежуточных итогов, чтобы найти наибольшую сумму продаж по регионам. Чтобы найти наибольшее или наибольшее значение, функция промежуточного итога использует функцию MAX.

Для этого урока:

1. Перетащите выделенные данные в ячейках A2 на D12 , чтобы выделить их.
2. Нажмите на вкладку Данные на ленте.
3. Нажмите кнопку Подытог , чтобы открыть диалоговое окно Подытог.
4. Для первого варианта в диалоговом окне При каждом изменении в: выберите Регион в раскрывающемся списке.
5. Для второго варианта в диалоговом окне Использовать функцию: выберите МАКС. в раскрывающемся списке.
6. Для третьего варианта в диалоговом окне Добавить промежуточные итоги в: отметьте Общий объем продаж только из списка вариантов, представленных в окне.
7. Для трех флажков в нижней части диалогового окна установите флажок:
   Заменить текущие промежуточные итоги
   Сводка ниже данных
8. Нажмите ОК .
9. Таблица данных должна теперь включать наивысшую общую сумму продаж для каждого региона (строки 6, 9, 12 и 16), а также Grand Max (наибольший общий объем продаж для всех регионов) в строке 17. Он должен соответствовать изображению в верхней части этого урока.