Фильтрация данных в электронной таблице означает установить условия так, чтобы отображались только определенные данные; это сделано для того, чтобы упростить фокусировку на конкретной информации в большом наборе данных или таблице данных. Фильтрация не удаляет и не изменяет данные; это просто изменяет, какие строки или столбцы появляются в активной рабочей таблице Excel.
Примечание . Эти инструкции применимы к версиям Excel 2019, 2016, 2013, 2010 и Excel для Office 365.
Фильтрация записей данных
Фильтры работают с записями или строками данных на листе. Установленные условия сравниваются с одним или несколькими полями в записи. Если условия соблюдены, отображается запись.
Если условия не выполняются, запись отфильтровывается, чтобы она не отображалась с остальными записями данных.
Фильтрация данных осуществляется в соответствии с двумя различными подходами в зависимости от типа фильтруемых данных – числовых или текстовых данных.
Фильтрация числовых данных
Числовые данные могут быть отфильтрованы на основе:
- Соответствуют ли данные определенному числу
- Являются ли данные больше или меньше определенного числа
- Данные выше или ниже среднего значения данных в целом
Фильтрация текстовых данных
Текстовые данные могут быть отфильтрованы на основе:
- Соответствуют ли данные определенному слову
- Являются ли данные словом, содержащим одну или несколько букв
- Являются ли данные словом, которое начинается или заканчивается конкретной буквой алфавита
Как фильтровать данные в Excel
Если вы захотите отфильтровать данные в своей электронной таблице Excel, процесс, к счастью, прост и требует всего нескольких щелчков мыши.
-
Откройте электронную таблицу , содержащую данные, которые вы хотите отфильтровать – таблица данных в нашем примере использует три столбца для каждой категории и одну строку заголовка. Нажмите любую из ячеек в строке заголовка, чтобы включить фильтрацию.
-
Откройте раскрывающийся список Сортировка и фильтр на вкладке Главная на ленточной панели .
-
Выберите параметр Фильтр .
-
Ваши заголовки теперь должны отображать небольшую стрелку раскрывающегося списка. Нажмите стрелку , чтобы открыть диалоговое окно фильтра .
-
Отметьте типы данных , которые вы хотите отфильтровать для своей таблицы.
Лучшие практики для фильтрации
Избавьте себя от лишних хлопот, следуя рекомендациям по работе с отфильтрованными данными:
- Если для этого нет веских причин, не сохраняйте общую таблицу с активными фильтрами. Другие пользователи могут не заметить, что файл отфильтрован.
- Хотя вы можете фильтровать несколько столбцов одновременно, эти фильтры являются аддитивными, а не исключительными. Другими словами, отфильтровав список контактов, чтобы показать всех в штате Калифорния и старше 60 лет, мы получим всех, кому за 60 в Калифорнии. Такой фильтр не покажет вам всех 60-летних или всех калифорнийцев в вашей таблице.
- Сложные текстовые фильтры работают так же, как и исходные данные. Грязные данные приведут к отфильтрованным результатам, которые могут вводить в заблуждение или неправильно. Например, фильтрация для людей, которые живут в Иллинойсе, не поймает людей, которые живут в «ИЛ» или опечатке «Иллинойс».
Соблюдайте осторожность при сортировке отфильтрованных данных. Сортировка частично отфильтрованных данных приведет к реструктуризации файла данных – обычно лучше избегать такой ситуации. Если вам необходимо отсортировать отфильтрованный набор данных, скопируйте отфильтрованные данные на новый лист, а затем отсортируйте их.
