Отслеживать контакты, коллекции и другие данные
Файлы базы данных Excel позволяют легко вводить, хранить и находить конкретную информацию. Будь то личный список телефонных номеров, список контактов для организации или коллекция монет, Microsoft Excel имеет встроенные инструменты для отслеживания данных и поиска конкретной информации.
Эта статья относится к Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel для Mac, Excel для Android и Excel Online.
Введите данные
Основным форматом для хранения данных в базе данных Excel является таблица. После создания таблицы используйте инструменты данных Excel для поиска, сортировки и фильтрации записей в базе данных для поиска конкретной информации.
Чтобы следовать этому уроку, введите данные, как показано на рисунке выше.
Введите студенческие идентификаторы быстро
- Введите первые два идентификатора, ST348-245 и ST348-246 , в ячейки A5 и A6, соответственно.
- Выделите два идентификатора, чтобы выбрать их.
- Перетащите маркер заполнения в ячейку A13 .
Остальные идентификаторы ученика правильно вводятся в ячейки с A6 по A13.
Введите данные правильно
При вводе данных важно убедиться, что они введены правильно. Кроме строки 2 между заголовком электронной таблицы и заголовками столбцов, не оставляйте никаких других пустых строк при вводе данных. Также убедитесь, что вы не оставляете пустых ячеек.
Ошибки данных, вызванные неправильным вводом данных, являются источником многих проблем, связанных с управлением данными. Если данные введены правильно в начале, программа, скорее всего, вернет вам желаемые результаты.
Строки – это записи
Каждая отдельная строка данных в базе данных называется записью. При вводе записей помните следующее:
- Не оставляйте пустые строки в таблице. Это включает в себя не оставлять пустую строку между заголовками столбцов и первой строкой данных.
- Запись должна содержать данные только об одном конкретном элементе.
- Запись также должна содержать все данные в базе данных об этом элементе. В одной строке не может быть информации о предмете.
Столбцы поля
Хотя строки в базе данных Excel называются записями, столбцы называются полями. Каждый столбец нуждается в заголовке для идентификации данных, которые он содержит. Эти заголовки называются именами полей.
- Имена полей используются для обеспечения того, чтобы данные для каждой записи вводились в одинаковой последовательности.
- Данные в столбце должны быть введены в том же формате. Если вы начинаете вводить цифры в виде цифр (например, 10 или 20), продолжайте в том же духе. Не меняйте часть пути и начинайте вводить числа в виде слов (например, десять или двадцать). Быть последовательным.
- Таблица не должна содержать пустых столбцов.
Создать таблицу
После ввода данных их можно преобразовать в таблицу. Чтобы преобразовать данные в таблицу:
- Выделите ячейки от A3 до E13 на листе.
- Выберите вкладку Главная .
- Выберите Форматировать как таблицу , чтобы открыть раскрывающееся меню.
- Выберите синий параметр Средний стиль таблицы 9 , чтобы открыть диалоговое окно «Формат таблицы».
- Когда диалоговое окно открыто, ячейки с A3 по E13 на листе обведены пунктирной линией.
- Если пунктирная линия окружает правильный диапазон ячеек, выберите ОК в диалоговом окне «Формат таблицы».
- Если пунктирная линия не окружает правильный диапазон ячеек, выделите правильный диапазон на листе и затем выберите ОК в диалоговом окне «Формат таблицы».
Рядом с каждым именем поля добавляются раскрывающиеся стрелки, а строки таблицы форматируются чередующимся светло-синим цветом.
Используйте инструменты базы данных
Создав базу данных, используйте инструменты, расположенные под стрелками раскрывающегося списка рядом с каждым именем поля, чтобы отсортировать или отфильтровать данные.
Сортировать данные
- Выберите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем Фамилия.
- Выберите Сортировать от А до Я , чтобы отсортировать базу данных по алфавиту.
- После сортировки Грэм Дж. – первая запись в таблице, а Уилсон Р. – последняя.
Фильтровать данные
- Выберите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем Программы.
- Установите флажок рядом с Выбрать все , чтобы снять все флажки.
- Установите флажок рядом с Бизнес , чтобы добавить флажок в поле.
- Выберите ОК .
- Всего двое учеников Г.Томпсон и Ф. Смит видны, потому что они – единственные два студента, зарегистрированные в деловой программе.
- Чтобы показать все записи, выберите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем «Программа» и выберите Очистить фильтр из «Программы» .
Расширить базу данных
Чтобы добавить дополнительные записи в вашу базу данных:
- Наведите указатель мыши на маленькую точку в нижнем правом углу стола.
- Указатель мыши изменится на двуглавую стрелку.
- Нажмите и удерживайте правую кнопку мыши и перетащите указатель вниз, чтобы добавить пустую строку в конец базы данных.
-
Добавьте следующие данные в эту новую строку:
Ячейка A14: ST348-255
Ячейка B14: Кристофер
Ячейка C14: А.
Ячейка D14: 22
Ячейка E14: Наука .
Завершите форматирование базы данных
- Выделите ячейки A1 и E1 на листе.
- Выберите Домой .
- Выберите Объединить и центрировать , чтобы центрировать заголовок.
- Выберите Цвет заливки , чтобы открыть раскрывающийся список «Цвет заливки».
- Выберите Синий, Акцент 1 из списка, чтобы изменить цвет фона в ячейках с A1 на E1 на темно-синий.
- Выберите Цвет шрифта , чтобы открыть раскрывающийся список цветов шрифта.
- Выберите Белый из списка, чтобы изменить цвет текста в ячейках с A1 на E1 на белый.
- Выделите ячейки A2 и E2 на листе.
- Выберите Цвет заливки , чтобы открыть раскрывающийся список «Цвет заливки».
- Выберите в списке синий, акцент 1, светлее 80 , чтобы изменить цвет фона в ячейках с A2 на E2 на голубой.
- Выделите ячейки от A4 до E14 на листе.
- Выберите Центр , чтобы выровнять текст по центру в ячейках от A14 до E14.
Функции базы данных
Синтаксис : Dfunction (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)
Где D function является одним из следующих:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Тип : база данных
Функции базы данных особенно удобны, когда Google Sheets используется для поддержки структурированных данных, таких как база данных. Каждая функция базы данных, Dfunction, вычисляет соответствующую функцию в подмножестве диапазона ячеек, рассматриваемого как таблица базы данных. Функции базы данных принимают три аргумента:
- Database_arr – это диапазон, встроенный массив или массив, созданный выражением массива. Он построен таким образом, что каждая строка после строки 1 является записью базы данных, а каждый столбец – полем базы данных. Строка 1 содержит метки для каждого поля.
- Field_str | num указывает, какой столбец (поле) содержит значения для усреднения. Это может быть выражено как имя поля (текстовая строка) или номер столбца, где крайний левый столбец будет представлен как 1.
- Criteria_arr – это диапазон, встроенный массив или массив, сгенерированный выражением массива. Он структурирован таким образом, что первая строка содержит имена полей, к которым будет применяться критерий (критерии), а последующие строки содержат условные тесты.
Первая строка в Criteria определяет имена полей. Каждая вторая строка в Критериях представляет фильтр, который представляет собой набор ограничений для соответствующих полей. Ограничения описываются с использованием нотации Query-by-Example и включают в себя значение для сопоставления или оператор сравнения, за которым следует значение сравнения. Примеры ограничений: «Шоколад», «42», «> = 42» и «42». Пустая ячейка означает отсутствие ограничений на соответствующее поле.
Фильтр соответствует строке базы данных, если все ограничения фильтра (ограничения в строке фильтра) выполнены. Строка (запись) базы данных удовлетворяет критериям, если ей соответствует хотя бы один фильтр. Имя поля может появляться более одного раза в диапазоне критериев, чтобы разрешить несколько ограничений, которые применяются одновременно (например, температура> = 65 и температура <= 82).
DGET – единственная функция базы данных, которая не агрегирует значения. DGET возвращает значение поля, указанного во втором аргументе (аналогично VLOOKUP), только когда точно одна запись соответствует критерию; в противном случае возвращается ошибка, указывающая, что совпадений нет или несколько совпадений.
