Как создать выпадающий список в Excel

Параметры проверки данных Excel включают создание раскрывающегося списка, который ограничивает данные, которые могут быть введены в определенную ячейку, предварительно заданным списком записей. Когда в ячейку добавлен раскрывающийся список, рядом с ней отображается стрелка. Нажатие на стрелку откроет список и позволит вам выбрать один из элементов списка для входа в ячейку.

Данные, используемые в списке, могут быть расположены на том же листе, что и список, на другом листе в той же книге или в другой книге.

Ввод данных учебника

В этом руководстве мы создадим раскрывающийся список, используя список записей, расположенных в другой книге. Преимущества использования списка записей, находящихся в другой рабочей книге, включают централизацию данных списка, если они используются несколькими пользователями, и защиту данных от случайного или преднамеренного изменения.

Когда данные списка хранятся в отдельной книге, обе книги должны быть открыты, чтобы список работал.

Следуя инструкциям, приведенным ниже, вы узнаете, как создать, использовать и изменить раскрывающийся список, аналогичный показанному на рисунке выше. Как уже упоминалось, для этого руководства данные для раскрывающегося списка будут находиться в другой книге из раскрывающегося списка.

Открытие двух книг Excel

  1. Начните с открытия двух пустых книг Excel.
  2. Сохраните одну книгу с именем data-source.xlsx – эта книга будет содержать данные для раскрывающегося списка.
  3. Сохраните вторую книгу с именем раскрывающийся список.xlsx – эта книга будет содержать раскрывающийся список.
  4. Оставьте обе книги открытыми после сохранения.

Ввод данных учебника

  1. Введите данные, как показано ниже, в ячейки A1 A4 книги data-source.xlsx , как показано в изображение выше.
  2. Сохраните книгу и оставьте ее открытой.
  3. Введите данные, как показано ниже, в ячейку B1 книги раскрывающийся список.xlsx .
  4. Сохраните книгу и оставьте ее открытой.

Данные для ячеек А1-А4 в data-source.xlsx:

  • A1 пряники
  • A2 Лимон
  • A3 овсянка изюм
  • A4 шоколад чип

Данные для ячейки B1 в раскрывающемся списке list.xlsx:

  • B1 Тип файла cookie:

Создание двух именованных диапазонов

Именованный диапазон позволяет вам ссылаться на определенный диапазон ячеек в книге Excel. Именованные диапазоны имеют много применений в Excel, включая их использование в формулах и при создании диаграмм. Во всех случаях именованный диапазон используется вместо диапазона ссылок на ячейки, указывающих расположение данных на листе.

При использовании в раскрывающемся списке, расположенном в другой книге, должны использоваться два именованных диапазона. Один создается для элементов списка в рабочей книге, где расположены данные. Второй создается в книге, где находится раскрывающийся список – этот именованный диапазон ссылается на именованный диапазон в первой книге.

Первый именованный диапазон

  1. Выберите ячейки A1 A4 книги data-source.xlsx , чтобы выделить их.
  2. Нажмите на поле “Имя” , расположенное над столбцом A .
  3. Введите Cookies в поле Имя .
  4. Нажмите клавишу Enter на клавиатуре.
  5. Ячейки от A1 до A4 книги data-source.xlsx теперь имеют имя диапазона Cookies .
  6. Сохранить книгу.

Второй именованный диапазон

Второй именованный диапазон не использует ссылки на ячейки из книги раскрывающийся список.xlsx . Скорее, он, как уже упоминалось, будет содержать ссылку на имя диапазона Cookies в книге data-source.xlsx .

Это необходимо, поскольку Excel не будет принимать ссылки на ячейки из другой рабочей книги для именованного диапазона. Это будет, однако, за исключением другого имени диапазона.

Поэтому создание второго именованного диапазона выполняется не с помощью Имени , а с помощью параметра Определить Имя , расположенного в формулах . вкладка на ленте .

  1. Нажмите на ячейку C1 в книге раскрывающийся список.xlsx .
  2. Нажмите Формулы> Определить имя на ленте , чтобы открыть диалоговое окно Определить имя .
  3. Нажмите кнопку Создать , чтобы открыть диалоговое окно Новое имя .
  4. В строке Имя введите Данные .
  5. В строке Относится к тип = ‘data-source.xlsx’! Cookies
  6. Нажмите ОК , чтобы завершить именованный диапазон и вернуться в диалоговое окно «Определить имя».
  7. Нажмите Закрыть , чтобы закрыть диалоговое окно Определить имя .
  8. Сохранить книгу.

Использование списка для проверки данных

Все параметры проверки данных в Excel, включая раскрывающиеся списки, задаются с помощью диалогового окна проверки данных. Помимо добавления раскрывающихся списков на лист, проверка данных в Excel также может использоваться для контроля или ограничения типа данных, которые можно вводить в определенные ячейки на листе.

  1. Нажмите на ячейку C1 рабочей книги drop-down-list.xlsx , чтобы сделать ее активной ячейкой – в этом раскрывающемся списке появится находиться
  2. Нажмите на Данные вкладку в меню ленты над рабочим листом.
  3. Нажмите на значок Проверка данных на ленте , чтобы открыть раскрывающееся меню.
  4. Нажмите на кнопку Проверка данных в меню, чтобы открыть диалоговое окно Проверка данных .
  5. Нажмите на вкладку Настройки в диалоговом окне Данные Проверка .
  6. Нажмите на стрелку вниз в конце строки Разрешить , чтобы открыть раскрывающееся меню.
  7. Нажмите Список , чтобы выбрать раскрывающийся список для проверки данных в ячейке C1 и активировать строку Источник . в диалоговом окне.

Поскольку источник данных для раскрывающегося списка находится в другой рабочей книге, второй именованный диапазон, созданный ранее, будет введен в строку Источник в диалоговом окне.

  1. Нажмите на строку Источник .
  2. Введите = Данные в строке Источник .
  3. Нажмите ОК , чтобы заполнить раскрывающийся список, и закройте диалоговое окно Проверка данных .
  4. Маленькая иконка вниз со стрелкой теперь должна располагаться справа от ячейки C1 Если щелкнуть стрелку вниз, откроется раскрывающийся список с четырьмя именами файлов cookie, введенными в ячейки A1 A4 из data-source.xlsx рабочая книга.
  5. Нажав на одно из имен в выпадающем списке, вы должны ввести это имя в ячейку C1 .

Изменение выпадающего списка

Поскольку мы использовали именованный диапазон в качестве источника для наших элементов списка, а не фактические имена списков, изменив имена файлов cookie в именованном диапазоне, расположенном в ячейках A1 , на A4 из книги data-source.xlsx немедленно изменяет имена в раскрывающемся списке.

Если данные вводятся непосредственно в диалоговое окно, внесение изменений в список требует возврата в диалоговое окно и редактирования строки источника.

На этом шаге мы изменим Лимон на Shortbread в раскрывающемся списке, изменив данные в ячейке A2 именованного диапазона в книге data-source.xlsx .

  1. Нажмите на ячейку A2 в книге data-source.xlsx , чтобы сделать ее активной ячейкой.
  2. Введите Песочное печенье в ячейку A2 и нажмите клавишу Enter на клавиатуре.
  3. Нажмите стрелку вниз для раскрывающегося списка в ячейке C1 в раскрывающемся списке.xlsx Рабочая тетрадь.
  4. Элемент 2 в списке теперь следует читать Песочное печенье вместо Лимон .

Варианты защиты выпадающего списка

Поскольку наши данные находятся на листе, отличающемся от раскрывающегося списка, доступны следующие варианты защиты данных списка:

  • Защитите лист, который предусматривает блокировку ячеек A1 на A4 на листе 2 .
  • Требование пароля для изменения рабочей книги.
  • Откройте книгу как Только для чтения .
Оцените статью
Solutics.ru
Добавить комментарий