Получите больше контекстной информации в документах, таблицах, электронной почте и т. Д.
Знаете ли вы, что вы можете настроить строку состояния в Microsoft Office?
Многие пользователи таких программ, как Microsoft Word, Excel, PowerPoint и Outlook, видят строку состояния каждый день, даже не осознавая, что это такое или какую дополнительную информацию она может предоставить.
Что такое строка состояния?
Эта полезная панель инструментов находится в левом нижнем углу пользовательского интерфейса. Например, в Word информация по умолчанию, вероятно, включает в себя страницу 2 из 10 для вашего последнего бизнес-отчета или 206 017 слов для этого эпического фантастического романа, который вы пишете.
Но ваши варианты на этом не заканчиваются. Вы можете просмотреть контекстную информацию, которая относится к вашей позиции в документе, и многое другое. Большинство из этих элементов состояния отображают информацию, которую вы можете найти где-то еще, поэтому подумайте об этом как о способе сохранить эту информацию в центре внимания. По этой причине вам следует настроить его в соответствии с вашими потребностями в конкретном документе.
Сделайте офисные программы более удобными для того, что вам нужно
- Если вы не видите строку состояния или информацию, указанную выше, активируйте ее, выбрав Файл – Параметры – Просмотреть – Показать – флажок в строке состояния . Помните, что в разных версиях Office для этого могут потребоваться несколько разные инструкции, поэтому, если это не сработает, обратитесь к кнопке Office в левом верхнем углу.
- Кроме того, чтобы найти параметры настройки, просто щелкните правой кнопкой мыши строку состояния. Это означает, что вы должны навести курсор на часть информации, такую как количество страниц или количество слов, а затем щелкнуть правой кнопкой мыши или трекпадом.
- Просмотрите список доступной информации, которую вы можете отобразить в строке состояния. Когда вы найдете тот, который вы хотели бы использовать, просто нажмите на него, чтобы активировать его для вашего документа.
Дополнительные советы
- Обратите внимание, что вам нужно настроить это для каждого документа. Если вы хотите, чтобы все документы содержали пользовательскую информацию в строке состояния, вам необходимо изменить ее в обычном шаблоне.
- Вы также можете быть заинтересованы в том, как импортировать или экспортировать настроенные параметры Office в другую установку.
- Вот несколько вариантов, которые я нашел полезными:
- Визуальные или дизайнерские инструменты, такие как Вертикальное положение страницы , которые позволяют точно знать, где находится курсор в данный момент.
- Включено ли Отслеживание изменений . Да, вы можете видеть эту информацию о состоянии на вкладке «Просмотр», но если вы часто переключаетесь между ними, строка состояния становится намного проще.
- Номер строки помогает в некоторых больших документах или при сотрудничестве с кем-то, кто хочет обратить ваше внимание на определенное место в документе.
- Совместные инструменты для тех, кто использует более поздние версии – или бесплатные версии Word, что позволяет выполнять синхронное редактирование в режиме реального времени между несколькими авторами. Даже если вы не работаете с этими типами документов, вы все равно можете использовать информацию о статусе, такую как Количество редактируемых авторов и Доступные обновления документов , чтобы помочь вам не сбиться с пути.
- В Excel мне нравится настраивать вычисления, которые отображаются в строке состояния. Например, по какой-то причине я хочу узнать COUNT элементов, которые я выбираю чаще, чем SUM . Возможно, они уже отображаются в зависимости от настроек по умолчанию для вашей версии.
- В Word я иногда отключаю параметр Просмотр ярлыков , потому что я их недостаточно использую, а иногда нажимаю на них случайно, что меняет весь вид экрана.
- В PowerPoint или Outlook большинство параметров строки состояния активны по умолчанию, поэтому вы можете убрать что-то, если считаете, что это слишком загромождено.