После того, как вы отправили свои праздничные открытки в прошлом году, вы пообещали, что организуете свой список адресов, чтобы облегчить процесс в следующем году? У вас есть огромная электронная таблица Excel, из которой вы не можете сделать ни головы, ни хвосты? Возможно, ваша адресная книга выглядит примерно так, как показано в файле ниже. Или, возможно, вы держите свою адресную книгу на (задыхаясь!) Клочках бумаги.
Подготовьте ваши данные
Пришло время выполнить это обещание для себя – организовать свой список контактов в базе данных Microsoft Access. Это намного проще, чем вы можете себе представить, и вы определенно будете довольны результатами. Этот учебник проведет вас шаг за шагом по всему процессу.
Если у вас нет собственной электронной таблицы и вы хотите следовать учебнику, вы можете скачать образец файла Excel, который использовался для создания учебника.
Это руководство предназначено для Access 2007. Если вы используете Access 2010, прочтите «Преобразование Excel в базу данных Access 2010». Если вы используете Access 2013, прочтите «Преобразование Excel в базу данных Access 2013».
Создать новую базу данных Access 2007
Если у вас нет существующей базы данных, которую вы используете для хранения контактной информации, вы, вероятно, захотите создать новую базу данных с нуля. Для этого щелкните значок «Пустая база данных» на экране «Начало работы с Microsoft Office Access». Вам будет представлен экран выше. Укажите для своей базы данных имя, нажмите кнопку «Создать», и вы будете в бизнесе.
Начать процесс импорта в Excel
Затем щелкните вкладку «Внешние данные» в верхней части экрана «Доступ» и дважды щелкните кнопку «Excel», чтобы начать процесс импорта в Excel. Положение этой кнопки обозначено красной стрелкой на изображении выше.
Выберите источник и место назначения
Далее вам будет представлен экран, показанный выше. Нажмите кнопку «Обзор» и перейдите к файлу, который вы хотите импортировать. Найдя правильный файл, нажмите кнопку «Открыть».
- Свяжите свою базу данных с листом Excel, чтобы изменения в исходном листе были отражены в базе данных.
- Импортировать данные в существующую таблицу базы данных
После того, как вы выбрали правильный файл и опцию, нажмите кнопку OK, чтобы продолжить.
Выберите заголовки столбцов
Часто пользователи Microsoft Excel используют первую строку своей электронной таблицы, чтобы предоставить имена столбцов для своих данных. В нашем примере файла мы сделали это для идентификации столбцов Фамилия, Имя, Адрес и т. Д. В показанном выше окне убедитесь, что установлен флажок «Первая строка содержит заголовки столбцов». Это заставит Access обращаться с первой строкой как с именами, а не с фактическими данными, которые будут храниться в списке контактов. Нажмите кнопку Далее, чтобы продолжить.
Создать любые желаемые индексы
Индексы базы данных – это внутренний механизм, который можно использовать для увеличения скорости, с которой Access может находить информацию в вашей базе данных. На этом этапе вы можете применить индекс к одному или нескольким столбцам базы данных. Просто нажмите «Индексированное» выпадающее меню и выберите соответствующую опцию.
Имейте в виду, что индексы создают большие издержки для вашей базы данных и увеличивают объем используемого дискового пространства. По этой причине вы хотите, чтобы индексированные столбцы были минимальными. В нашей базе данных мы чаще всего будем искать по Фамилии наших контактов, поэтому давайте создадим индекс по этому полю. У нас могут быть друзья с одинаковой фамилией, поэтому мы хотим разрешить дублирование здесь. Убедитесь, что в нижней части окна выбран столбец Фамилия, а затем выберите «Да (Дубликаты ОК)» в раскрывающемся меню «Индексированные». Нажмите Далее, чтобы продолжить.
Выберите первичный ключ
Первичный ключ используется для уникальной идентификации записей в базе данных. Самый простой способ сделать это – позволить Access сгенерировать первичный ключ для вас. Выберите «Разрешить доступ добавить первичный ключ» и нажмите Далее, чтобы продолжить. Если вы заинтересованы в выборе собственного первичного ключа, вы можете прочитать нашу статью о ключах базы данных.
Назовите свой стол
Вам нужно предоставить Access имя для ссылки на вашу таблицу. Мы назовем наш стол «Контакты». Введите это в соответствующее поле и нажмите кнопку Готово.
Просмотр ваших данных
Вы увидите промежуточный экран, спрашивающий вас, хотите ли вы сохранить шаги, используемые для импорта ваших данных. Если нет, то нажмите «Закрыть».
После этого вы вернетесь к основному экрану базы данных, где сможете просмотреть свои данные, просто дважды щелкнув имя таблицы в левой панели. Поздравляем, вы успешно импортировали свои данные из Excel в Access!
