Создание отчетов с помощью Microsoft Access 2010

Microsoft Access 2010 позволяет легко создавать профессионально отформатированные отчеты из информации, хранящейся в базе данных. В этом учебном пособии вы создадите красиво отформатированный список домашних телефонных номеров сотрудников для использования в управлении с использованием образца базы данных Northwind и Access 2010. Если вы используете более раннюю версию Access, доступно более старое учебное руководство.

Создание отчетов с помощью Microsoft Access

Сначала откройте Microsoft Access, а затем откройте базу данных Northwind. После того, как вы открыли базу данных, выполните следующие действия:

  1. Выберите меню «Отчеты». Открыв Northwind, выберите вкладку «Создать» на ленте Microsoft Office. В разделе «Отчеты» вы увидите несколько методов, которые Access поддерживает для создания отчета. Если вы хотите, не стесняйтесь нажимать на некоторые из них и почувствовать, как выглядят отчеты и какие типы информации они содержат.
  2. Создайте новый отчет. Удовлетворив свое любопытство, нажмите «Мастер отчетов» и мы начнем процесс создания отчета. Мастер проведет нас через процесс создания шаг за шагом. После того, как вы освоите мастер, вы можете вернуться к этому шагу и изучить гибкость, предоставляемую другими методами создания.
  3. Выберите таблицу или запрос. На первом экране мастера отчетов предлагается выбрать источник данных для нашего отчета. Если вы хотите получить информацию из одной таблицы, вы можете выбрать ее в раскрывающемся списке ниже. В качестве альтернативы для более сложных отчетов мы можем выбрать в качестве основы нашего отчета вывод результатов ранее созданного нами запроса. В нашем примере все необходимые нам данные содержатся в таблице «Сотрудники», поэтому выберите «Таблица: Сотрудники» в раскрывающемся меню.
  1. Выберите поля для включения. Обратите внимание, что после выбора таблицы в раскрывающемся меню нижняя часть экрана изменится и отобразит поля, доступные в этой таблице. Используйте кнопку «>», чтобы переместить поля, которые вы хотели бы включить в свой отчет, в раздел «Выбранные поля». Обратите внимание, что порядок размещения полей в правом столбце определяет порядок по умолчанию, который будет отображаться в вашем отчете. Помните, что мы создаем телефонный справочник сотрудника для нашего высшего руководства. Давайте сохраним информацию, содержащуюся в ней, просто – имя и фамилия каждого сотрудника, его должность и номер домашнего телефона. Идите вперед и выберите эти поля. Когда вы будете удовлетворены, нажмите кнопку Далее.
  2. Выберите уровни группировки. На этом этапе вы можете выбрать один или несколько уровней группировки, чтобы уточнить порядок представления данных нашего отчета. Например, мы можем разделить наш телефонный справочник по отделам, чтобы все сотрудники каждого отдела были перечислены отдельно. Однако из-за небольшого количества сотрудников в нашей базе данных, это не обязательно для нашего отчета. Идите дальше и просто нажмите кнопку «Далее», чтобы пропустить этот шаг. Возможно, вы захотите вернуться сюда позже и поэкспериментировать с группировкой уровней.
  1. Выберите параметры сортировки. Чтобы сделать отчеты полезными, мы часто хотим отсортировать результаты по одному или нескольким атрибутам. В случае нашего телефонного справочника логичным выбором будет сортировка по фамилии каждого сотрудника в порядке возрастания (от А до Я). Выберите этот атрибут в первом раскрывающемся списке, а затем нажмите кнопку «Далее», чтобы продолжить.
  2. Выберите параметры форматирования. На следующем экране представлены некоторые параметры форматирования. Мы примем табличный макет по умолчанию, но давайте изменим ориентацию страницы на альбомную, чтобы обеспечить правильное размещение данных на странице. После этого нажмите кнопку «Далее», чтобы продолжить.
  3. Добавьте заголовок. Наконец, нам нужно дать заголовку отчета. Access автоматически предоставит красиво отформатированный заголовок в верхней части экрана, при этом внешний вид отобразится в стиле отчета, выбранном на предыдущем шаге. Давайте назовем наш отчет «Список домашних телефонов сотрудников». Убедитесь, что выбрана опция «Предварительный просмотр отчета», и нажмите «Готово», чтобы увидеть наш отчет!

Поздравляем, вы успешно создали отчет в Microsoft Access! Окончательный отчет, который вы видите, должен выглядеть примерно так, как представлен выше. Следует также отметить, что отчет «Список домашних телефонов сотрудников» отображается в разделе «Неназначенные объекты» меню базы данных «Борей» в левой части экрана. При желании вы можете перетащить его в раздел «Отчеты» для удобства пользования. В будущем вы можете просто дважды щелкнуть этот заголовок отчета, и сразу же будет создан новый отчет с актуальной информацией из вашей базы данных.

Оцените статью
Solutics.ru
Добавить комментарий