Таблицы против баз данных

Одной из причин, по которой компании не решаются использовать Microsoft Access, является отсутствие понимания разницы между электронной таблицей и базой данных. Это заставляет многих людей полагать, что отслеживание клиентской информации, заказов на покупку и деталей проекта в электронной таблице соответствует их потребностям. Конечный результат заключается в том, что сложно поддерживать контроль конфигурации, файлы теряются из-за повреждения, а сотрудники случайно перезаписывают соответствующую информацию. Обладая небольшими знаниями о возможностях и большом количестве использования базы данных, малым предприятиям легче увидеть, когда для работы достаточно электронной таблицы и когда необходимо создать базу данных.

Важно иметь общее представление о том, что такое база данных. Большинство людей раньше обращались к базам данных, как и в публичной библиотеке, но простое их использование не дает понять, насколько электронные таблицы и базы данных различаются. Потратив несколько минут на изучение баз данных, вы сможете сделать сравнение более понятным.

Организация данных

Возможно, наиболее очевидное различие между электронной таблицей и базой данных заключается в том, как организованы данные. Если данные относительно плоские, тогда электронная таблица идеальна. Способ определить, является ли плоский стол наилучшим, спросить, можно ли легко построить все точки данных на диаграмме или в таблице? Например, если компания хочет отслеживать ежемесячный доход в течение года, электронная таблица идеально подходит. Электронные таблицы предназначены для обработки большого количества данных одного типа, отображая ход выполнения нескольких ключевых моментов.

Для сравнения, базы данных имеют реляционную структуру данных. Если бы пользователь извлекал данные, нужно было бы учесть множество моментов. Например, если компания хочет отслеживать свои ежемесячные доходы и сравнивать их с конкурентами за последние пять лет, существует взаимосвязь между этими точками данных, но не единой целью. Создание единой таблицы для отчета о результатах будет трудным, если не невозможным. Базы данных разработаны, чтобы облегчить пользователям создание отчетов и выполнение запросов.

Сложность данных

Самый простой способ сравнить, следует ли хранить данные в электронной таблице или базе данных, – посмотреть, насколько сложны данные. Это помогает уточнить, как должны быть организованы данные, если пользователь все еще не уверен.

Данные таблицы просты. Его можно легко добавить в одну таблицу или диаграмму и добавить в презентацию, не исключая информацию. Его легко поддерживать, так как он следует только нескольким ключевым числовым значениям. Если требуется всего несколько строк и столбцов, данные лучше всего хранить в электронной таблице.

В базах данных хранится много разных типов данных, которые все имеют отношение к другим данным в базе данных. Например, компании хранят значительный объем данных о своих клиентах, от имен и адресов до заказов и продаж. Если пользователь пытается втиснуть тысячи строк в электронную таблицу, вполне вероятно, что ее следует перенести в базу данных.

Повторение данных

То, что данные должны будут обновляться, не обязательно означает, что требуется база данных. Будут ли одни и те же данные постоянно повторяться? И заинтересован ли бизнес в следующих событиях или действиях?

Если точки данных изменяются, но тип данных совпадает и отслеживает одно событие, эта информация, вероятно, является плоской. Примером является количество продаж в течение года. Период времени изменится, и числа будут колебаться, и данные не будут повторяться.

Если некоторые части данных останутся такими же, как, например, информация о клиентах, в то время как другие изменятся, например, количество заказов и своевременность платежей, вероятность того, что действия отслеживаются Это когда база данных должна использоваться. Действия имеют много различных компонентов, и для их отслеживания требуется база данных.

Основная цель данных

Электронные таблицы отлично подходят для одноразовых событий, которые не требуют отслеживания множества различных аспектов. Для проектов, которым требуется одна или две диаграммы или таблицы для презентации перед архивированием, лучше всего использовать электронную таблицу. Если команда или компания должны иметь возможность рассчитывать результаты и определять проценты, именно здесь электронные таблицы являются наиболее полезными.

Базы данных предназначены для более длинных проектов, где данные могут использоваться снова и снова. Если нужны заметки и комментарии, данные следует перенести в базу данных. Таблицы не были предназначены для отслеживания деталей, только несколько ключевых числовых точек.

Количество пользователей

Количество пользователей может в конечном итоге стать решающим фактором, использовать ли электронную таблицу или базу данных. Если проект требует, чтобы большое количество пользователей могло обновлять данные и вносить изменения, этого не следует делать в электронной таблице. Гораздо сложнее поддерживать надлежащий контроль конфигурации с помощью электронной таблицы.Если существует всего несколько пользователей для обновления данных, как правило, между тремя и шестью, электронная таблица должна быть адекватной (хотя убедитесь, что установили правила, прежде чем двигаться дальше).

Если все участники проекта или целые отделы должны внести изменения, база данных – лучший выбор. Даже если компания небольшая и в ней сейчас только один или два человека, подумайте, сколько людей может оказаться в этом отделе через пять лет, и спросите, нужно ли им всем вносить изменения. Чем больше пользователей нуждается в доступе, тем больше вероятность, что база данных будет лучшим вариантом.

Вы также должны принять во внимание безопасность данных. Если существует много конфиденциальной информации, которую необходимо защитить, базы данных обеспечивают лучшую безопасность. Перед тем как приступить к работе, обязательно прочитайте о проблемах безопасности, которые следует учитывать перед созданием базы данных.

Если вы готовы сделать решающий шаг, прочитайте о том, как преобразовать электронные таблицы в базы данных, чтобы начать свое путешествие.

Оцените статью
Solutics.ru
Добавить комментарий