Темы отчетов в Microsoft Access 2013

Наряду с практическими аспектами работы с базами данных, Microsoft Access предлагает некоторые приятные функции, облегчающие выполнение работы. Одной из дополнительных функций являются темы отчетов, которые могут превратить дамп данных в полезный презентабельный отчет. Это дает вам возможность сделать так, чтобы все отчеты вашей команды, отдела или компании выглядели согласованно. Вы можете установить другую тему для отчета, который используется на собрании компании или на конференции, или вы можете настроить отчет для акционеров. Используя темы отчетов, вам будет проще придать отчетам профессиональный вид и ощущение, которое вы действительно не можете получить с помощью Microsoft Excel. Это одна из причин, по которой вы должны перемещать свои данные в базу данных вместо того, чтобы пытаться поддерживать электронные таблицы.

Функция тем отчета относительно проста в использовании, особенно если вы привыкли работать в Microsoft Access. Не беспокойтесь, если у вас не было большого опыта работы с Microsoft Access. Это быстрое и простое упражнение, чтобы начать применять стильный образ ко всему, что вам нужно, чтобы выглядеть презентабельно. Вы даже можете обновить темы старых отчетов, если вам нужно воскресить их для сравнения с новым отчетом. Это удобно, когда вы проводите сравнение и не хотите, чтобы ваша аудитория отвлекалась на устаревший вид отчета за пять лет назад или, в некоторых случаях, за чрезвычайно простое представление отчетов более десяти лет назад. Независимо от ваших потребностей, пока у вас есть данные в базе данных, вы можете сделать их презентабельными.

Настройки отчетов по умолчанию

Отчет по умолчанию зависит от того, начинаете ли вы с нуля или с шаблона. Если вы используете существующую базу данных, по умолчанию используется создатель базы данных, использованный во время установки. Если вы создаете свой собственный по умолчанию, Access имеет единственное место, куда вы можете перейти, чтобы проверить темы, которые поставляются с купленной версией. В Интернете также доступны темы, поэтому если вам не нравится то, что есть в купленной версии, вы можете найти что-то более подходящее для ваших нужд в Интернете.

В зависимости от того, работаете ли вы со старыми или новыми отчетами, может потребоваться некоторое время, чтобы просмотреть темы, чтобы выяснить, какие из них лучше всего подходят для различных целевых аудиторий. Если вы собираетесь переработать устаревшие отчеты, подумайте над тем, что похоже на то, что вы делали в прошлом; в противном случае вам придется проделать большую работу, чтобы переделать все отчеты.

Существует тема по умолчанию для новых отчетов, которую вы можете перезаписать.

  1. Нажмите на раскрывающееся меню панели быстрого доступа и выберите Дополнительные команды .
  2. Нажмите Дизайнеры объектов .
  3. Прокрутите вниз до Вид дизайна формы/отчета и обновите Шаблон отчета , чтобы он соответствовал тому, который вы хотите использовать по умолчанию.
  4. Нажмите ОК .

Вы также можете установить значение по умолчанию в режиме конструктора.

  1. Откройте отчет в режиме конструктора.
  2. Перейдите в Инструменты дизайна отчетов > Дизайн > Темы и перейдите в раскрывающееся меню под кнопкой Темы . ,
  3. Щелкните правой кнопкой мыши тему, которую вы хотите использовать по умолчанию, и выберите Сделать эту тему базой данных по умолчанию .

Независимо от того, какой метод вы используете для изменения значения по умолчанию, имейте в виду, что он изменяет внешний вид любых отчетов, которые вы создаете после его установки. Он не изменяет существующие отчеты.

Применение тем к новым отчетам

То, как вы применяете темы к новым и унаследованным отчетам, по сути одинаково, но то, что вы видите, различается. Если вы создаете новый отчет, возможно, у вас еще нет данных для его заполнения. Это означает, что у вас есть менее точное представление о том, как будет выглядеть итоговый отчет, поскольку в нем будут пустые места при применении темы. Лучше иметь хотя бы некоторые данные, когда вы начинаете просматривать отчеты, чтобы вы могли видеть, как данные и тема выглядят вместе. Если вы смотрите только на тему без текста, вы можете быть потрясены, увидев, как она выглядит при наличии данных.

  1. Откройте отчет в режиме конструктора.
  2. Перейдите в Инструменты дизайна отчетов > Дизайн > Темы и перейдите в раскрывающееся меню в разделе Темы . кнопка.
  3. Выберите одну из тем в раскрывающемся меню или откройте Обзор , чтобы просмотреть другие загруженные темы.

Если вам нравится дизайн и вы просто хотите изменить цвет, вы можете сделать это в той же области. Вместо того чтобы нажимать кнопку Темы , нажмите кнопку Цвета или Шрифт , чтобы внести изменения.

Применение тем к устаревшим отчетам

Обновление устаревших отчетов выполняется так же, как вы обновляете новые отчеты, но отслеживает, какие устаревшие отчеты вы обновляете, а также когда вы вносили изменения.Вам необходимо вести учет всего, что вы изменяете со временем для контроля конфигурации, особенно если вы имеете дело с финансовой или другой информацией, которая используется в аудитах. Если внешний вид отличается для устаревших отчетов, вы должны быть в состоянии доказать, что было изменено и когда.

Как правило, лучше не обновлять отчеты, которые вы уже представили. Вы можете обновлять внешний вид в будущем, рассматривая его как совершенно новый отчет. Скорее всего, вам не нужно представлять старые отчеты для чего-либо официального. Если у вас нет шансов, людям не повредит увидеть, насколько ваш бизнес изменился с течением времени.

Оцените статью
Solutics.ru
Добавить комментарий