Вставить ссылки для данных, диаграмм и формул в Excel, Word, PowerPoint

Обновлять данные автоматически при их изменении

Хотя вы можете копировать и вставлять данные из одного файла Excel в другой, вы также можете создать связь между двумя файлами или книгами. Когда вы создаете связь между файлами, скопированные данные обновляются при изменении исходных данных. Также можно создать ссылку между диаграммой, расположенной в книге Excel, и файлом Microsoft Word или слайдом PowerPoint.

Примечание . Информация в этой статье относится к версиям Excel 2019, 2016, 2013, 2010 и Excel для Mac.

Вставить ссылки между файлами Excel и Word

В примере изображения данные из файла Excel были связаны с документом Word. Данные вставляются в документ в виде таблицы. Затем таблицу можно отформатировать с помощью функций форматирования Word.

Эта ссылка создается с помощью параметра Вставить ссылку. Для операций вставки ссылки файл, содержащий исходные данные, называется исходным файлом , а второй файл или книга, содержащая формулу ссылки, – файл назначения .

Связать отдельные ячейки в Excel с формулой

Также можно создавать ссылки между отдельными ячейками в отдельных книгах Excel с помощью формулы. Этот метод можно использовать для создания прямой ссылки для формул или данных, но он работает только для отдельных ячеек.

1. Выберите ячейку в целевой книге, в которой вы хотите отобразить данные.
2. Нажмите знак равенства ( = ) на клавиатуре, чтобы запустить формулу.
3. Переключитесь на исходную рабочую книгу и выберите ячейку, содержащую данные для связи.
4. Нажмите клавишу Ввод . Excel переключается обратно на файл назначения. Связанные данные отображаются в выбранной ячейке.
5. Выберите связанные данные, чтобы отобразить формулу ссылки на панели формул над рабочим листом.

Вставить параметры ссылки в Word и Excel

При вставке ссылки на данные Word позволяет вам выбрать форматирование связанных данных, используя текущие настройки для исходного или конечного файлов. Excel не предлагает эти параметры. Excel автоматически применяет текущие настройки форматирования в конечном файле.

Связать данные между Word и Excel

Чтобы связать данные между Word и Excel:

1. Откройте книгу Excel, содержащую данные для связи (исходный файл).
2. Откройте файл назначения. Это может быть книга Excel или документ Word.
3. В исходном файле выделите данные для копирования.
4. В исходном файле выберите Главная > Копировать . Выбранные данные обведены пунктирной линией.
5. В файле назначения выберите место, где будут отображаться связанные данные. В Excel выберите ячейку, которая будет находиться в верхнем левом углу вставленных данных.
6. На вкладке «Главная страница» выберите стрелку «Вставить вниз» , чтобы открыть раскрывающееся меню «Параметры вставки».
7. Выберите вариант Ссылка . Связанные данные появятся в файле назначения.

Если оба файла открыты при обновлении данных в исходном файле, файл назначения обновляется немедленно.

Если файл назначения закрывается при изменении исходных данных, данные в ячейках назначения обновляются при следующем открытии этого файла.

Если исходный файл закрыт при открытии файла назначения, может открыться окно с предупреждением о том, что документ содержит ссылки на внешние файлы. Вам будет предложено Обновить или Не обновлять ссылки.

Посмотреть формулу ссылки в Excel

Формула ссылки отображается по-разному в старых версиях Excel:

• В Excel 2010 и более поздних версиях программы, если вы выберете связанные данные в конечном файле, формула, такая как = [Книга1] Лист1! A1 , появится на панели формул над рабочей таблицей.
• В Excel 2007 формула связывания отображается как Book1! ‘! Sheet1! R1C1’ на панели формул.

В формуле 2007 абсолютная ссылка на ячейку записывается в стиле R1C1, который обозначает столбец 1 строки 1 и который эквивалентен более общему стилю ссылки на ячейку SAS1.

В обеих формулах Book1 указывает имя исходного файла.

Просмотр информации о ссылках в Microsoft Word

Чтобы просмотреть информацию о связанных данных (таких как исходный файл, связанные данные и метод обновления) в Word:

1. Щелкните правой кнопкой мыши на связанных данных, чтобы открыть контекстное меню.
2. Выберите Связанный объект рабочего листа > Ссылки , чтобы открыть диалоговое окно «Ссылки».
3. Если в текущем документе более одной ссылки, все ссылки отображаются в окне в верхней части диалогового окна.Выберите ссылку, чтобы отобразить информацию об этой ссылке под окном.

Вставить ссылку между диаграммами в Excel и PowerPoint

Связать диаграммы с помощью Вставить ссылку в PowerPoint и Word

Помимо создания ссылки для текстовых данных или формул, также можно использовать Вставить ссылку, чтобы связать диаграмму, расположенную в одной книге Excel, с копией во второй книге. Вы также можете использовать этот метод, чтобы связать диаграмму Excel с файлом PowerPoint или Word.

После привязки изменения данных в исходном файле отражаются как в исходной диаграмме, так и в копии, расположенной в целевом файле.

Выберите исходное или целевое форматирование

При вставке ссылки между диаграммами PowerPoint, Word и Excel позволяют выбрать, форматировать ли связанную диаграмму с использованием текущей темы форматирования для исходного или конечного файлов.

Графики ссылок в Excel и PowerPoint

Прилагаемое изображение примера показывает связь между диаграммой в рабочей книге Excel (исходный файл) и слайдом в презентации PowerPoint (конечный файл).

1. Откройте рабочую книгу, содержащую таблицу для копирования.
2. Откройте целевой файл презентации.
3. В книге Excel выберите диаграмму.
4. В Excel выберите Главная > Копировать .
5. В PowerPoint выберите слайд, на котором будет отображаться связанная диаграмма.
6. В PowerPoint выберите Вставить стрелку вниз , чтобы открыть раскрывающийся список.
7. Выберите Использовать тему назначения или Сохранить форматирование источника , чтобы вставить связанную диаграмму в PowerPoint.

Если оба файла, содержащие связанные диаграммы, открыты, изменения в исходных данных немедленно обновляются в обеих диаграммах.

При открытии презентации PowerPoint, содержащей связанные данные, может открываться окно с предупреждением о возможной угрозе безопасности. Вас спросят, хотите ли вы обновить связанные данные.