Научитесь объединять данные из Excel в Word
Функция слияния в Microsoft Word и Excel упрощает процесс отправки одного и того же документа, но с персонализированными изменениями, нескольким получателям. Термин слияние происходит от того факта, что один документ (например, письмо) объединяется с документом источника данных, таким как электронная таблица.
Примечание . Информация в этой статье относится к Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007. Функция объединения писем совместима с Word 2019, Word 2016, Word 2013 и Word 2010 ,
Подготовьте данные для слияния
Функция Word Merge Mail работает без проблем с данными из Excel. Хотя Word также позволяет создавать источник данных, возможности использования этих данных ограничены. Если у вас уже есть данные списка рассылки в электронной таблице, нет смысла перепечатывать всю информацию в источнике данных Word.
Теоретически, любой лист Excel может быть в функции слияния Word без какой-либо специальной подготовки. Тем не менее, вам нужно потратить некоторое время на подготовку вашего листа для оптимизации процесса слияния.
Организация данных электронной таблицы
Данные списка рассылки Excel должны быть аккуратно организованы в строки и столбцы. Думайте о каждой строке как об одной записи, а о каждом столбце – как о поле, которое вы собираетесь вставить в документ. Если вам нужен переподготовка, ознакомьтесь с руководством по вводу данных в Excel.
Создать строку заголовка
Создайте строку заголовка для листа, который вы собираетесь использовать для слияния. строка заголовка – это строка, содержащая метки, которые идентифицируют данные в ячейках под ней. Excel может иногда быть разборчивым в различении данных и меток, поэтому проясните их, используя жирный текст, границы ячеек и затенение ячеек, уникальные для строки заголовка. Это гарантирует, что Excel отличает его от остальных ваших данных.
Позже, когда вы объединяете данные списка рассылки с основным документом, метки появляются как имена полей слияния. Это исключает путаницу в отношении того, какие данные вставляются в ваш документ.
Рекомендуется помечать столбцы на листе Excel. Это помогает предотвратить ошибки в будущем.
Поместите все данные на один лист
Данные списка рассылки, которые вы собираетесь использовать для слияния, должны быть на одном листе. Если он распределен по нескольким листам, объедините листы или выполните несколько слияний. Кроме того, убедитесь, что листы имеют четкие названия, поскольку вы должны выбрать лист, который вы собираетесь использовать, не просматривая его.
Связать источник данных в слиянии
Чтобы связать ваш подготовленный лист Excel, содержащий список рассылки, с документом Word:
-
В Word выберите вкладку Почтовые рассылки .
-
Выберите Начать слияние и выберите тип документа в раскрывающемся списке.
В этом руководстве данные листа будут добавлены в письмо. Выберите Письма , чтобы подписаться.
-
На вкладке «Почтовые рассылки» выберите Выбрать получателей и выберите тип списка рассылки в раскрывающемся списке.
В этом руководстве данные списка рассылки находятся на сохраненном листе Excel. Выберите Использовать существующий список , чтобы подписаться.
-
В диалоговом окне «Выбор источника данных» найдите и выберите файл Excel, содержащий данные списка рассылки, и выберите Открыть .
-
В диалоговом окне «Выбор таблицы» выберите рабочий лист, содержащий данные списка рассылки.
Если в вашем Excel есть заголовки столбцов, убедитесь, что опция Первая строка данных содержит заголовки столбцов .
-
Выберите ОК .
После того, как источник данных был связан с основным документом, пора вводить текст или редактировать документ Word. Однако вы не можете вносить изменения в свой источник данных в Excel. Если вам нужно внести изменения в данные, закройте документ в Word, прежде чем открывать источник данных в Excel.
Вставьте поля слияния в ваш документ
-
В Word выберите Почтовые рассылки > Вставить поле слияния , чтобы открыть диалоговое окно Вставить поле слияния.
-
Выберите поле, которое хотите добавить в документ, и выберите Вставить .
Просмотр документов слияния
При вставке полей слияния в документ Word не переносит форматирование данных из источника данных. Если вы хотите применить форматирование, например курсив, полужирный или подчеркивание, вы должны сделать это в Word.
Если вы просматриваете документ с полями, выберите двойные стрелки с обеих сторон поля, к которому вы хотите применить форматирование. Если вы просматриваете объединенные данные в документе, выделите текст, который вы хотите изменить.
Любые изменения форматирования распространяются на все объединенные документы, а не только на отдельные.
Предварительный просмотр объединенных документов
Чтобы просмотреть объединенные документы, выберите Предварительный просмотр результатов на вкладке «Почтовые рассылки». Эта кнопка работает как тумблер, поэтому, если вы хотите вернуться к просмотру только полей, а не данных, которые они содержат, выберите его снова.
Перемещайтесь по объединенным документам с помощью навигационных кнопок на ленте вкладки «Почтовые рассылки». Слева направо: Первая запись , Предыдущая запись , Перейти к записи , Следующая запись и Последняя запись .
Прежде чем объединять документы, просмотрите их все или столько, сколько сможете, чтобы убедиться, что все объединено правильно. Обратите особое внимание на пунктуацию и интервалы вокруг объединенных данных.
Завершение документа слияния
Когда вы готовы объединить документы, у вас есть два варианта.
- Печать документов . Сначала необходимо объединить их с принтером. Если вы выберете эту опцию, документы будут отправлены на принтер без каких-либо изменений. Вы можете объединиться с принтером, выбрав Почтовые рассылки > Готово и объединить > Печать документов .
- Изменить отдельные документы . Если вам необходимо персонализировать некоторые или все документы (хотя было бы целесообразно добавить поле заметки в источник данных для персонализированных заметок) или внести другие изменения перед печатью. отредактируйте каждый отдельный документ. Для этого выберите Почтовые рассылки > Готово и объединить > Изменить отдельные документы .
Какой бы метод вы ни выбрали, вам предоставляется диалоговое окно, в котором вы можете сказать Word слить все записи, текущую запись или диапазон записей. Выберите записи, которые вы хотите распечатать, и нажмите ОК .
Если вы хотите объединить диапазон, введите начальный номер и последний номер для записей, которые вы хотите включить в слияние, и выберите ОК .
Если вы решили распечатать документы, после появления диалогового окна вы увидите диалоговое окно «Печать». Вы можете взаимодействовать с ним так же, как и с любым другим документом.
