SharePoint – это платформа для совместной работы Microsoft, похожая на Google Drive, но гораздо больше. Это место, где члены команды могут общаться, обмениваться данными и работать вместе; общий файловый репозиторий, блог, система управления веб-контентом и интранет.
SharePoint как улучшенный файловый диск
Несколько лет назад передовое сотрудничество с Microsoft состояло из двух компонентов: Exchange, обеспечивающего работу электронной почты и общих календарей, и сетевых файловых дисков. Эти диски, которые, как вы помните, имели буквы дисков, такие как «S:» или «X:», содержали файлы, к которым могла обращаться вся ваша команда, но только один человек мог редактировать их одновременно. В качестве обходного пути вы можете скопировать их на свой локальный компьютер и отредактировать там. Иногда это может привести к путанице, перезаписи и загадочным именам файлов.
Итак, Microsoft создала SharePoint, что дало несколько преимуществ:
- Управление версиями файлов . Это означает, что у вас может быть один файл “Our Important Report.doc”. SharePoint будет управлять «ревизией 1», «ревизией 2» и т. Д. В ней даже предусмотрена функция комментирования, чтобы вы могли описать, какие изменения внесла эта конкретная ревизия, например, msgstr “это содержит комментарии Аарона”.
- Заезд/Выезд . Возможность заблокировать файл от изменений, внесенных другим пользователем. Если кто-то попытается получить доступ к файлу, извлеченному другим пользователем, SharePoint предложит ему загрузить его локально, но также предупредит, что любые внесенные изменения могут быть не синхронизированы с действиями текущего пользователя. Это обеспечило простой рабочий процесс, где по крайней мере кто-то должен ждать, пока другой человек не закончил. Более свежие версии даже предлагают уведомлять человека, когда файл освобождается.
- Мощное индексирование и поиск . Это стало краеугольным камнем, поскольку мир привык ко всему поиску в Google. Прошли те времена, когда вам нужно было копаться в дюжине уровней папок и надеяться, что вы запомнили их правильно.
- Веб-интерфейс . Это в сочетании с улучшенным поиском сделало SharePoint универсальным магазином для совместной работы над корпоративным контентом.
- Интеграция с приложениями Windows . Возможность получить файл из SharePoint с помощью диалоговых окон Файл > Открыть , которые можно увидеть в таких программах Windows, как Microsoft Office.
Умным ходом Microsoft также сохранила старую концепцию файлового диска, то есть вы можете открыть файл Excel с вашего диска «X:», изменить его, а затем сохранить его, как и раньше. Однако в фоновом режиме SharePoint проверит файл для вас, затем вернет его обратно и вернет его для вас. Все эти функции все еще существуют и работают хорошо, но сегодня SharePoint – это больше, чем просто модный файловый диск.
Office 365 и платформа для совместной работы SharePoint
Когда Google, Apple, DropBox и другие улучшили возможности своих облачных сервисов, Microsoft работала самостоятельно. Новый сервис обмена файлами под названием SkyDrive (теперь OneDrive) взял на себя простой обмен файлами. Благодаря этому SharePoint стал важным компонентом продукта Microsoft Office 365, который сочетал облачное взаимодействие с доступом на основе подписки к Office.
SharePoint – это платформа для веб-контента, но не точно WordPress или Squarespace, которые вы, вероятно, ассоциируете с этим термином. Вы можете использовать SharePoint для создания страниц и публикации их в качестве веб-сайта, но вы также можете создать сайт для команды отдела, а затем добавить в него веб-части, которые могут включать блог с объявлениями, список членов команды из Exchange, библиотеку документов и сетка данных, управляемых книгой Excel.
Как общедоступная веб-CMS она была адекватной, но как интрасеть, которая могла показывать кусочки корпоративных данных, это было довольно круто.
Что такое SharePoint сегодня?
Современная SharePoint основана на своих сильных сторонах и совместима с Windows, macOS, Android, iOS и веб-браузерами. Он сохраняет ту же концепцию «сайта», но в более поздних версиях появилась возможность добавлять приложения на этот сайт. У сторонних разработчиков даже есть рынок, на котором они могут предложить свои собственные.
SharePoint – это домашняя база для вашей команды, где вы можете собирать файлы, обсуждения, объявления и практически любые другие формы сотрудничества, какие только можете себе представить.
Советы по использованию SharePoint
- SharePoint доступен как часть Office 365, но только для бизнес-аккаунтов. Тем не менее, эти счета можно иметь всего за 5 долларов в месяц.
- Центральная концепция в SharePoint – это сайт. Сначала вам нужно настроить сайт, а затем добавить на него контент или виджеты.
- В то время как SharePoint раньше был CMS, очень похожим на WordPress, где вы вводили контент, и он был опубликован на общедоступном веб-сайте, версия Office 365 чаще используется в качестве пространства для совместной работы.
