Создание и использование шаблонов электронной почты в Outlook

Создайте шаблон в Outlook для отправки одного и того же письма снова и снова

Когда вы часто отправляете очень похожие письма, сначала сохраните одно из этих сообщений в качестве шаблона сообщения в Outlook. Затем, вместо того, чтобы создавать электронную почту с нуля, начните с шаблона и настройте его в соответствии с получателем электронной почты. Вы сэкономите время и станете более эффективными в работе с электронной почтой.

Инструкции в этой статье относятся к Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; и Outlook для Office 365.

Создать шаблон электронной почты (для новых сообщений) в Outlook

Чтобы сохранить сообщение в качестве шаблона в Outlook:

1. Создать новое сообщение электронной почты. Выберите Главная > Новый адрес электронной почты . Или нажмите Ctrl + N .

   

2. Введите Тема , если вы хотите использовать его в качестве шаблона сообщения.

   Вы можете сохранить шаблон электронной почты без темы по умолчанию в Outlook.

   

3. Введите текст, изображения и другие элементы, которые вы хотите отображать в шаблоне сообщения электронной почты.

   Удалите подписи, если вы настроили Outlook для автоматического добавления подписи при создании нового сообщения.

   

4. После настройки шаблона электронной почты выберите Файл > Сохранить как . В Outlook 2007 выберите Офис Кнопка > Сохранить как .

   

5. Введите имя файла.

6. Нажмите стрелку раскрывающегося списка Сохранить как тип и выберите Шаблон Outlook (* .oft) . В Outlook 2007 выберите стрелку раскрывающегося списка Сохранить как тип и выберите Шаблон Outlook .

   

7. Выберите Сохранить .

8. Закройте оригинальное письмо.

Составьте письмо, используя шаблон в Outlook

Чтобы написать новое сообщение (см. Ответы ниже), используя шаблон сообщения в Outlook:

1. Перейдите в Главная и выберите Новые элементы > Дополнительные элементы > Выберите форму . В Outlook 2007 выберите Инструменты > Формы > Выберите форму .

   

2. В диалоговом окне Выбрать форму выберите стрелку раскрывающегося списка Искать в и выберите Пользовательские шаблоны в файловой системе .

   

3. Выберите шаблон, который вы хотите использовать.

   

4. Выберите Открыть .

Создать простой шаблон электронной почты для быстрых ответов в Outlook

Чтобы настроить шаблон для ответов в Outlook:

1. Перейдите на вкладку Главная .

2. В группе Быстрые действия выберите Создать новый .

   

3. В текстовом поле Имя введите описательное имя для шаблона ответа.

   

4. Выберите стрелку раскрывающегося списка Выберите действие .

   

5. В разделе Ответить выберите Ответить .

   Чтобы настроить простой шаблон для новых сообщений с получателем по умолчанию, выберите Новое сообщение .

   

6. Выберите Показать параметры .

   

7. В текстовом поле Текст введите сообщение для ответа. Включите подпись.

8. Нажмите стрелку раскрывающегося списка Важность и выберите Обычный , чтобы ваш ответ получал нормальное значение независимо от уровня исходного сообщения.

   

9. При желании установите флажок Автоматически отправлять через 1 минуту . Сообщение автоматически отправляется в папку «Исходящие» и остается в папке «Исходящие» в течение 1 минуты. За это время вы можете удалить его или сделать быстрое редактирование.

   

10. Чтобы добавить дополнительные действия, выберите Добавить действие . Например, добавьте действие, чтобы переместить исходное сообщение в вашу архивную папку, или добавьте действие, чтобы классифицировать его по цвету, чтобы идентифицировать сообщения, получившие шаблонный ответ.

    

11. Чтобы добавить сочетание клавиш для действия, нажмите стрелку раскрывающегося списка Сочетание клавиш и выберите сочетание клавиш.

    

12. Выберите Сохранить . В Outlook 2019 выберите Готово .

Быстрый ответ на электронное письмо с использованием шаблона быстрого ответа в Outlook

Чтобы отправить ответ с заранее определенным шаблоном Quick Step:

1. Выберите сообщение, на которое вы хотите ответить. Откройте сообщение на панели чтения или в отдельном окне.

2. Если сообщение отображается на панели чтения, перейдите на вкладку Главная . Если сообщение появляется в отдельном окне, перейдите на вкладку Сообщение .

   

3. В группе Быстрые действия выберите шаблон быстрого ответа. Если вы определили сочетание клавиш для действия, нажмите соответствующие клавиши клавиатуры.

   

4. При необходимости внесите изменения в электронное письмо, затем выберите Отправить .