Топ 50 самых популярных советов, уловок и уроков по Outlook

Ознакомьтесь с советами, которые вы изучите в классе Outlook 101

Microsoft Outlook – популярная программа для работы с электронной почтой, используемая корпорациями и частными лицами. Это мощная система, способная управлять многими различными учетными записями электронной почты, календарями, списками контактов и списками задач. Используйте эти советы и рекомендации, чтобы сделать ваши почтовые задачи в Outlook более эффективными и продуктивными.

Информация в этой статье относится к Outlook 2019, 2016, 2013, 2010; Outlook для Office 365, Outlook для Mac и Outlook Online.

Настройте автоответчик вне офиса

Пока вы не находитесь за компьютером, Outlook может автоматически отвечать на входящую почту сообщением, сообщающим отправителям, когда вы сможете ответить индивидуально.

Создать подпись электронной почты в Outlook

Создайте небольшой фрагмент текста, содержащий важную контактную информацию, метку или, возможно, объявление или цитату, и вставляйте эту информацию в каждое электронное письмо, которое вы отправляете из Outlook. Если вы используете несколько учетных записей электронной почты с Outlook, создайте несколько подписей электронной почты.

Вставьте рисунок или анимацию в подпись электронной почты Outlook

Создайте подпись, которая добавляется к вашим исходящим электронным письмам в Outlook и делает ее более насыщенной, добавляя графику, анимацию и логотипы.

Отправить письмо нераскрытым получателям

Если вы хотите отправить электронное письмо группе людей, но их адреса электронной почты скрыты, отправьте их «Нераскрытым получателям» в Outlook.

Запретить Outlook отправлять вложения Winmail.dat

Winmail.dat – это проприетарный формат Windows для вложений, в котором используется общая кодировка файла .dat. Если ваша программа Outlook отправляет вложения как Winmail.dat, это может сбить с толку и обеспокоить получателей. Настройте Outlook, чтобы он не отправлял вложения winmail.dat получателям почты.

Вставьте встроенное изображение в электронное письмо

Вы можете включать свои фотографии, эскизы или другие изображения в текст сообщения электронной почты, а не в качестве вложений. Эти графические изображения называются встроенными изображениями и автоматически отображаются в теле сообщения электронной почты.

Получите доступ к своей электронной почте Outlook.com или Hotmail

Используйте Microsoft Outlook, чтобы легко получать и отправлять сообщения электронной почты через учетную запись Hotmail или Outlook.com, используя все возможности и гибкость почтового клиента для настольного компьютера.

Изменить шрифт и размер электронной почты по умолчанию

Используется ли шрифт Outlook, когда вы пишете сообщение или читаете письмо слишком широким, высоким, маленьким, большим или синим? Укажите точный шрифт, стиль и цвет, который будет использоваться по умолчанию для электронных писем в Outlook.

Увеличьте размер шрифта при чтении почты в Outlook

Является ли маленький шрифт, используемый в электронных письмах, слишком сложным для чтения? Увеличьте размер текста в ваших почтовых сообщениях в Outlook.

Добавить фоновое изображение в сообщение

Дайте вашим письмам красочный и оригинальный фон в Outlook. Некоторые получатели могут не видеть этот фон, если их программа электронной почты не загружает и не отображает изображения или специальные рисунки из Интернета.

Добавить получателей слепой копии (скрытой копии)

Слепые копии используются для отправки копий сообщения нескольким получателям без раскрытия некоторых из этих получателей. Этот метод позволяет отправлять электронные письма многим получателям, не показывая их имена или адреса электронной почты всем остальным, кому отправлено сообщение.

Синхронизируйте Google и iPhone календари с Outlook

Интегрируйте календарь Google или iPhone с информацией Outlook. Настройте их на синхронизацию с календарем Outlook, чтобы на всех ваших устройствах отображались одинаковые события и встречи.

Настройка списка рассылки в Outlook

Создайте свои собственные списки рассылки в Outlook и легко отправляйте сообщения группам людей. Список «Сделай сам» отлично подходит для домашних пользователей, у которых нет доступа к корпоративному списку рассылки.

Резервное копирование или копирование почты Outlook, контактов и других данных

Если ваша электронная почта, контакты и календари находятся в Outlook, создайте резервную копию этой информации, чтобы не потерять ее в случае сбоя жесткого диска или прекращения работы Outlook. Создайте резервные копии ваших личных папок (.pst) – файлов, в которых эта информация сохраняется. Создать резервную копию так же просто, как скопировать файл во второе место.

Установите учетную запись по умолчанию в Outlook

При запуске нового сообщения в Outlook учетная запись по умолчанию автоматически определяет, какие параметры – например, подпись и адрес электронной почты отправителя – будут использоваться. Установите учетную запись по умолчанию, если к Outlook подключено более одной учетной записи.

Установите формат сообщения по умолчанию

Вам не нужно выбирать свой любимый формат сообщения каждый раз, когда вы создаете новое сообщение. Сделайте ваши любимые настройки по умолчанию в Outlook.

Автоматически Cc: вся почта, которую вы отправляете

Если у вас есть учетная запись электронной почты, которую вы используете для резервного копирования своих сообщений, или если вам необходимо копировать кого-либо в каждое отправляемое сообщение, Outlook может автоматически отправлять точную копию каждого составленного вами сообщения на другой адрес электронной почты.

Увеличьте лимит размера вложений в Outlook

Если вы отправляете сообщение с вложением, а Outlook не позволяет отправить его, поскольку вложение превышает некоторый лимит, отрегулируйте ограничение размера вложения Outlook. Установите лимит, соответствующий вашему серверу электронной почты, чтобы сообщения не возвращались как недоставленные. Внесение этого изменения также помогает избежать ненужных ошибок Outlook.

Экспортируйте контакты Outlook в файл CSV

Сохраняйте свои контакты, даже если вы оставите Outlook позади. Если вы сохраните контакты Outlook в виде файла CSV, вы можете легко импортировать их в другое место.

Импорт контактов из Excel или CSV-файла в Outlook

Для импорта контактов в Outlook требуется всего несколько шагов. Затем вы можете использовать эти контакты, например, для создания основы списка рассылки. Outlook поддерживает импорт, если базовый файл имеет поддерживаемый тип, такой как документ CSV.

Настройте всю почтовую папку

Возможности поиска в Outlook позволяют легко находить сообщения, когда они вам нужны. Создание папки «Вся почта» для всех ваших сообщений делает это еще проще – это отличный способ создать единую папку «Входящие» в Outlook.

Расписание электронной почты в Outlook

Скажите Outlook, чтобы доставить сообщение в или после определенной даты. Отложенная отправка отлично подходит для напоминаний, пожеланий на день рождения и подобных вещей, которые вы планируете сегодня, но не отправите до какой-то будущей даты.

Посмотреть полный источник сообщения

Сделайте так, чтобы Outlook сохранял исходный источник сообщений при получении электронных писем из Интернета. Полные заголовки полезны при устранении неполадок или если вам необходимо доказать факт получения сообщения.

Изменить полученное сообщение в Outlook

Outlook упрощает редактирование полученных писем. Используйте эту технику, чтобы скорректировать сюжетные линии и другую важную информацию.

Переслать электронное письмо как вложение

Переслать полную электронную почту и в том состоянии, в котором вы получили его в виде вложения EML в Outlook. Это сохраняет все метаданные исходного сообщения, что особенно полезно при устранении неполадок или юридических условиях.

Отдельные получатели электронной почты с запятыми

Используйте запятые для разделения нескольких получателей электронной почты в сообщении. По умолчанию Outlook использует точки с запятой, но вы можете изменить разделитель на запятую, если хотите.

Быстро найти всю почту от определенного отправителя

Если вы не удалили сообщение навсегда, Outlook сохраняет все сообщения от определенного отправителя в папке. Используйте эту функцию, чтобы быстро найти их для справки.

Удалить адрес из списка автозаполнения Outlook

Если Outlook запоминает введенный вами адрес электронной почты или вы хотите избавиться от устаревшего имени, удалите ненужные записи из списка автозаполнения, который появляется при вводе адреса электронной почты в поле «Кому».

Восстановите файл Outlook PST для почты, контактов и данных

Восстановление сообщений, адресной книги, календаря и других важных данных Outlook из резервной копии. Восстановите эту важную информацию электронной почты из сохраненной версии вашего файла PST.

Автоматически фильтровать почту одного отправителя в определенную папку

Если вы получаете электронные письма от определенного отправителя, которые необходимо отправить для дальнейшего использования, настройте Outlook так, чтобы отправлять эти сообщения в определенную папку сразу после их получения. Начните с сообщения, затем настройте фильтр Outlook, чтобы автоматически перемещать все будущие электронные письма отправителя в определенную папку.

Удалить сообщение навсегда

Вы хотите навсегда удалить сообщение навсегда в Outlook, но не очистить папку «Удаленные»? Узнайте, как восстановить удаленные электронные письма Outlook.

Поиск внутри сообщения

Поиск текста в сообщении в Outlook, чтобы найти конкретное слово или фразу.

Сохранить несколько вложений одновременно

Если вы получили письмо с несколькими вложениями, не сохраняйте их по отдельности. Вместо этого сохраните все файлы, прикрепленные к письму, в папку одновременно.

Изменить способ выделения непрочитанных сообщений

Если вы хотите, чтобы непрочитанные сообщения выделялись, выделите непрочитанную почту в Outlook, используя специальные шрифты, цвета и многое другое.

Делать ответы на электронные письма Перейти на другой адрес в Outlook

Установите адрес для ответа по умолчанию для учетной записи электронной почты в Outlook. Этот метод полезен, когда вы получаете электронные письма от нескольких адресов электронной почты, связанных с той же учетной записью.

Импортируйте контакты Outlook в почтовую адресную книгу Mac OS X

Приложение адресной книги OS X импортирует контакты Outlook для использования в Mac OS X Mail.

Используйте категории контактов в качестве списков рассылки в Outlook

Если вы классифицируете свои контакты, превратите ваши контакты Outlook в элегантные, гибкие и стабильные списки рассылки, используя категории вместо списков рассылки.

Прикрепить файл в Outlook

Если вы хотите отправить файл вместе с электронной почтой с помощью Microsoft Outlook, прикрепите файл к сообщению электронной почты.

Очистить удаленные сообщения

При удалении электронного письма в Outlook с определенными учетными записями удаленное сообщение может отображаться серым цветом с линией, проходящей через него. Чтобы окончательно удалить его, удалите сообщения, помеченные для удаления, в папке IMAP.

Отправить письмо с любым адресом от

Чтобы отказаться от подписки на нежелательные списки рассылки, вам может потребоваться отправить электронное письмо со старым адресом электронной почты, который вы перестали использовать много лет назад. Если у вас больше нет доступа к старому адресу электронной почты, отправьте письмо с любого адреса в Outlook.

Быстрое перемещение сообщений электронной почты в Outlook

Используйте сочетания клавиш для быстрого перемещения писем. В Outlook легко настроить ярлыки для файлов почты.

Отключить панель чтения Outlook

Вы предпочитаете, чтобы сообщения не открывались автоматически? Вам нравится поток списка сообщений без панели предварительного просмотра? Вот два способа отключить панель чтения Outlook – для всех папок и по умолчанию.

Изменить размер шрифта в списке сообщений Outlook

Измените стиль шрифта и размер списка сообщений в Outlook в соответствии с вашими предпочтениями и потребностями. Этот твик помогает, если вы работаете лучше с большим шрифтом.

Доступ к учетной записи электронной почты AOL с помощью Outlook

Используйте свои учетные записи электронной почты AOL с Outlook. Вот как настроить экранное имя AOL в качестве учетных записей электронной почты IMAP в Outlook.

Скрыть зачеркнутые сообщения, помеченные для удаления

Если вы не хотите постоянно удалять удаленные сообщения из папки входящих сообщений IMAP в Outlook и не хотите видеть сообщения, которые должны быть удалены, скрывайте сообщения, помеченные для удаления, из представления.

См. Общее количество входящих сообщений в Outlook

Настройте Outlook, чтобы показать вам общее количество сообщений в папке. По умолчанию он дает вам счетчик непрочитанных сообщений, но вы можете сделать так, чтобы он показывал вам общее количество сообщений.

Сделайте Outlook вашей почтовой программой по умолчанию

Используйте Outlook для всех ваших задач электронной почты, настроив Windows для распознавания Outlook в качестве программы электронной почты по умолчанию. Таким образом, в следующий раз, когда вы щелкнете ссылку на почту, откроется Outlook.

Всегда отправлять обычный текст на определенные адреса в Outlook

Создавайте свои электронные письма со стилем и богатым форматированием в Outlook и убедитесь, что люди, которые предпочитают или нуждаются в простой текстовой версии, получают ее автоматически. С таким большим количеством вирусов и вредоносных программ, распространяемых с помощью текстовых или HTML-сообщений, использование простого текста не является плохой идеей для всех ваших исходящих электронных писем.

Как пересылать несколько электронных писем по отдельности в Outlook

Чтобы пересылать несколько электронных писем по отдельности и автоматически в Outlook, вам нужны папка и правило. Следуйте этим инструкциям, чтобы настроить папку и правила для автоматической пересылки нескольких электронных писем по отдельности.

Получите доступ к бесплатной почте Yahoo с помощью Outlook

Ваша учетная запись Yahoo Mail предназначена не только для Интернета. Загрузите почту с бесплатного почтового адреса Yahoo в Outlook. И отправить через Yahoo! Почта тоже.